Mitarbeiter, die den Jahresbericht erstellen

Jahresbericht erstellen: 5 Tipps für das Kommunizieren von Erfolgen

Der Jahresbericht fungiert als Visitenkarte und Erfolgsbericht Ihres Unternehmens. Er kann für Ihr Unternehmen jedoch mehr sein, als eine rein faktische Auflistung Ihrer Abläufe oder finanzieller Daten. Wenn Sie die Gestaltung des Jahresberichts gezielt angehen, können Sie neben der Verpflichtung zur Bilanzierung Ihr Unternehmensimage positiv präsentieren. Das rechtzeitige Fertigstellen des Jahresberichts stellt für viele Unternehmen ein Wettrennen gegen die Zeit dar. Die Beteiligung von Mitarbeitern aus verschiedenen Bereichen wie dem Rechnungswesen, anderen Finanzbereichen, der Grafik und den Druckereien erfordert organisatorische Vorbereitung. Der folgende Ratgeber gibt Ihnen 5 nützliche Tipps, die Sie bei der Erstellung Ihres Jahresberichtes beachten sollten.

Lesezeit: 5 minutes

Publiziert: 27.04.2017

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Der Jahresbericht: mehr als reine Finanzkommunikation

Für einen Jahresbericht gibt es keine allgemeingültigen Formvorschriften. Weder Text, Layout, Grafiken noch Bilder sind festgelegt. Bis ins kleinste Detail können Sie frei bestimmen, wie der Jahresabschlussbericht aussehen soll. Das ermöglicht einen großen Spielraum in Bezug auf den Marktauftritt und bietet diverse Differenzierungsmöglichkeiten zu Konkurrenten. So können Sie wichtigen Zielgruppen mit Ihrem Jahresbericht eine positive Image-Botschaft zukommen lassen.

 

Den Jahresbericht erstellen: Das sollten Sie beachten

1. Kick-off-Meeting: Projektplanung & Konzeption

Zu Beginn Ihrer Planung sollten Sie ein Kick-off-Meeting aller beteiligten Kollegen einberufen. Der Jahresbericht bezieht sich auf Ihr gesamtes Unternehmen und bedarf daher der Anwesenheit der gesamten Kollegenschaft. Hier kann die Teambildung und (wenn notwendig) das Kennenlernen der Teammitglieder untereinander ablaufen. Da hier alle Abteilungen von Beginn an zusammenarbeiten, kann eine dynamische Wirkung erzielt werden. Wichtige Informationen und Deadlines können sofort besprochen werden.

Gemeinsam kann die Projektplanung für den Jahresbericht konzipiert werden. Diese beinhaltet:

  • Laden Sie zum internen Kick-off-Meeting ein.
  • Erstellen Sie gemeinsam das Gesamtkonzept.
  • Ernennen Sie für die jeweiligen Abteilungen Verantwortliche.
  • Die Festlegung des Zeitplanes: WER macht WANN WAS?
  • Sammeln Sie frühzeitig die benötigten Informationen und Zahlen.
  • Holen Sie die ersten Kostenvoranschläge ein.
  • Benachrichtigen und briefen Sie externe Mitarbeiter im Voraus.

Planen Sie immer einen Zeitpuffer für alle Tätigkeiten ein, falls etwas in Verzug kommt.

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2. Inhalt & Sprache

Innerhalb Ihres Jahresberichts müssen Sie kommunizieren, welche Ergebnisse Sie mit Ihrer Arbeit erreicht haben. Entscheidungsrelevante Informationen zu Ihrer wirtschaftlichen Lage müssen akribisch dokumentiert und dargestellt werden. Hierbei sollten Sie auf den verwendeten Sprachgebrauch achten. Bleiben Sie sachlich und wertfrei. Weiter sollten Sie Folgendes beachten:

  • Bleiben Sie bei belegbaren Fakten der gesetzlich vorgeschriebenen Bestandteile.
  • Formulieren Sie die Sätze einfach und verständlich.
  • Erstellen Sie eine verständliche Gliederung.
  • Gewichten Sie die Themen nach Relevanz.

Um die sehr nüchterne Darstellung Ihrer Unternehmensstrukturen zu brechen, sollten Sie Informationen und Berichte aus Ihrem Arbeitsalltag mit einbringen. Zeigen Sie, wie gut Ihr Unternehmen aufgestellt ist. Veranschaulichen Sie, welche Mitarbeiter an welchen Projekten beteiligt waren und welche Mittel Sie eingesetzt haben. Der persönliche Anteil Ihres Jahresbeitrags sollte Folgendes beinhalten:

  • Der Imageanteil muss sich klar von den gesetzlich vorgeschriebenen Inhalten abgrenzen.
  • Geben Sie den Fakten durch einen Beitrag aus Ihrem Arbeitsalltag eine persönliche Note.
  • Orientieren Sie sich an Ihrer Corporate-Identity.
  • Binden Sie Ihre internen Mitarbeiter namentlich in die Imageinhalte ein.
  • Berichten Sie von Erfolgsgeschichten mit unabhängigen Parteien.

3. Adressatenbestimmung

Bestimmen Sie im Vorfeld Ihr Adressatenfeld. Dazu zählen Anteilseigner und Interessenten Ihres Unternehmens. Da Sie diese von sich überzeugen wollen, sollten Sie bei Ihrem Bericht auf positive Formulierungen achten. Der Jahresbericht soll Ihre Erfolge aufzeigen und erfolgsversprechende Prognosen für die Zukunft geben. Das bindet Ihre Rezipienten an Ihr Unternehmen.

Vergessen Sie jedoch nicht die eigenen Mitarbeiter. Der fertige Jahresbeitrag sollte auch innerhalb der eigenen Kollegenschaft verteilt werden. Das schafft ein Gemeinschaftsgefühl und kann Motivation für das kommende Jahr geben.

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4. Gestaltungskonzept & Layout

Das Design des Jahresberichtes ist von enormer Bedeutung. Gerade weil es sich hier um einen Rechenschaftsbericht und gleichzeitig um ein Imagemedium handelt.

Der richtige Einstieg ist bereits entscheidend: Gestalten Sie Ihr Cover unternehmensbezogen und vor allem hochwertig. Hier können Sie bereits darauf achten, das Corporate-Design, also das Erscheinungsbild Ihres Unternehmens, in die Gestaltung des Jahresberichts einzubeziehen. Unterbrechen Sie den fortlaufenden Text sinnvoll mit Bildern und Grafiken. Das fördert ein besseres Verständnis des Sachverhalts.

Versuchen Sie bei der Textproduktion auf seitenlange Passagen zu verzichten. Arbeiten Sie mit Rubriken und Unterpunkten. Gerade im B2B-Bereich ist eine schnelle Aufnahme von relevanten Zahlen und Fakten enorm wichtig.

Bei dem Gestaltungskonzept und Layout sollten Sie folgende Punkte beachten:

  • Visualisieren Sie Fakten und Zahlen in Diagrammen und Bildern.
  • Verwenden Sie bei der Gestaltung firmeninterne Farben.
  • Für eine übersichtliche Struktur schaffen Sie Rubriken, Register und Unterpunkte.
  • Vermeiden Sie seitenlange Textpassagen.
  • Bei Ihrem Imageanteil können Sie durch das Setzen persönlicher Note Transparenz und Teamgeist vermitteln.

5. Format

Ist der Jahresbericht inhaltlich und optisch fertiggestellt, stellt sich die Frage, in welchem Format soll dieser publiziert werden.

Laut einer Studie von Cortent Kommunikation bevorzugen 96 % der Befragten eine gedruckte Version eines Jahresabschlussberichts. Dahinter folgt das PDF-Format mit 91 %. Bei einem so repräsentativen Beitrag, hat der Leser lieber etwas in der Hand. Die nachfolgende Grafik gibt einen Überblick über die beliebtesten Formate:

Jahresbericht erstellen: die beliebtesten Formate

 

Für das richtige Format ist Folgendes festzuhalten:

  • Lassen Sie Ihren Jahresbericht bei einer professionellen Druckerei drucken und binden.
  • Erstellen Sie Ihren Jahresberichts zusätzlich im PDF-Format.
  • Teilen Sie den digitalen Jahresbericht auf Ihrer firmeneigenen Website und auf für Sie relevanten Seiten.
  • Betten Sie die Inhalte in einer eigenen Rubrik auf Ihrer Webseite ein.

 

Fazit

Der Jahresbericht ist die Krönung der Unternehmenskommunikation. Er erlaubt Ihnen nicht nur, Ihre Erfolge dokumentarisch festzuhalten, sondern er dient zeitgleich als Aushängeschild Ihres Unternehmens.

Versuchen Sie mit Ihrem Bericht die leitende Firmenphilosophie zu verdeutlichen. Falls Verluste zu verzeichnen sind, verbinden Sie diesen mit einem Lösungsvorschlag und positiven Prognosen für die Zukunft, denn auch für die interne Kommunikation ist Ihr Jahresbericht von großer Bedeutung. Das schafft zum einem Vertrauen bei Anteilseignern und zum anderen motiviert es die eigene Belegschaft. Diese Effekte können Sie mit einer persönlichen Note innerhalb Ihres Berichtes nochmals verstärken. Binden Sie Interviews oder Berichte über interne Mitarbeiter ein.

Schaffen Sie diese Symbiose aus Fakten und Imagepräsentation, kann einem erfolgreichen Jahresbericht nichts mehr im Wege stehen.

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Autor

Jonas Keller
Jonas Keller

Jonas Keller ist freiberuflicher Redakteur. Er hat einen Masterabschluss im Fachbereich Business Administration und schreibt aktuell an seiner Doktorarbeit zum Themenschwerpunkt Sales Management. Nebenbei unterstützt er die Redaktion des B2B Magazins in den Bereichen Marketing und Vertrieb.

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