Meilensteinplan

1. Definition

Meilensteine sind wesentliche Projektergebnisse und Ereignisse besonderer Bedeutung, die aufeinander aufbauen, um Projektziele zu erreichen. Ein Meilensteinplan erfasst diese tabellarisch und oft auch in Form eines Balkendiagramms mit Soll- und Ist-Terminen. Er dient als zentrales Planungs-, Kommunikations- und Controlling-Instrument, indem er festlegt, welche Aktivitäten in welcher Reihenfolge erledigt werden und welche Ergebnisse jeweils vorliegen müssen.

Der Meilensteinplan unterscheidet sich damit von Terminlisten, die alle Vorgänge eines Projekts registrieren. Er erfasst insbesondere zeitkritische Ereignisse, die bei Verzögerung oder Nichteinhaltung den Projektverlauf negativ beeinflussen. Komplexe Projekte können so übersichtlich strukturiert werden.

 

2. Ziele der Meilensteinplanung

Zur Strukturierung komplexer Projekte dient die Meilensteinplanung einem Überblick auf höherer Ebene. Sie liefert eine grobe Terminplanung, visualisiert wesentliche Projektereignisse und Leistungsfortschritte, zeigt Verzögerungen und deren Auswirkungen an. Zudem schafft der Meilensteinplan Zwischenziele zur Mitarbeitermotivation.

Im Projektmanagement stellt der Meilensteinplan ein Element unter verschiedenen Planungs- und Visualisierungswerkzeugen dar. Objekt- und Projektstrukturpläne legen zunächst hierarchische Gliederungen der Aufgaben und Ergebnisse an. Die Detailplanung von Projekten wird in der Regel durch eine Kosten- und Ressourcenplanung ergänzt, die auf den Projektstruktur-, Termin- und Meilensteinplänen aufbaut.

 

3. Vorteile

Meilensteine visualisieren logische Zusammenhänge wie Zuständigkeiten, Bearbeitungsdauer und Abhängigkeiten übersichtlich. Es wird sichergestellt, dass keine wesentlichen Projektdetails vergessen werden und ein zusammenfassender Überblick geboten wird, da lediglich die wichtigsten Ereignisse aufgeführt sind. Aus diesen Gründen bietet sich die grafische Darstellung gegenüber einer tabellarischen Aufbereitung an. Die folgende Abbildung zeigt eine exemplarische Meilensteinplanung.

Meilensteinpläne sind als Werkzeuge zur Projektevaluierung gut geeignet, da sie Terminverschiebungen unmittelbar sichtbar machen und für den weiteren Projektverlauf flexible Anpassungen erfolgen können. Wenn es zu regelmäßigen Verschiebungen kommt und Meilensteine mehrfach nicht erreicht werden, weist dies auf Probleme wie fehlende Ressourcen oder zu enge Terminplanung ohne hinreichende Pufferzeiten hin.

 

4. Nachteile

Die Visualisierung der Abhängigkeiten von Arbeitspaketen ist im Meilensteinplan durch die tabellarische Darstellung eingeschränkt. Die geringe Detailtiefe lässt den Meilensteinplan lediglich als Überblickswerkzeug fungieren.

 

5. Einsatz und Erstellung von Meilensteinplänen

5.1 Voraussetzungen

Zunächst erfolgt die Festlegung von Meilensteinen und Terminen. Meilensteine werden üblicherweise am Ende eines Arbeitspakets oder einer Projektphase gesetzt. Folgende Voraussetzungen sollten erfüllt sein:

  • feststehende Start- und Endtermine des Projekts
  • geklärte Ziele, Rahmenbedingungen und Management-Vorgaben
  • freigegebene Ressourcen und Budgets
  • vorliegender Aktivitäten- oder Projektstrukturplan

5.2 Ausarbeitung

Anschließend werden zum einen die Bearbeitungsdauer geschätzt und zum anderen logische Verknüpfungen zwischen einzelnen Arbeitspaketen ermittelt. Hierbei bleibt zu berücksichtigen, welche Teilschritte abgeschlossen sein müssen, bevor weitere Arbeitspakete beginnen können. Es ist wichtig, ausreichend Pufferzeiten einzuplanen und die zur Verfügung stehenden Mitarbeiter-Ressourcen realistisch, unter Berücksichtigung individueller Auslastung und Abwesenheiten, zu planen.

Die Meilensteinplanung sollte die Mitarbeiter, die wesentliche Arbeitspakete im Projekt verantworten, von Anfang an einbeziehen. Wichtig ist ebenfalls zu klären, ob es unveränderbare und fix terminierte Meilensteine gibt. Die Ergebnisse gemeinsamer Planung sollten stets dokumentiert werden.

5.3 Praktische Tipps

Je nach Projektumfang erwiesen sich sieben bis acht Meilensteine als guter Richtwert zur Gliederung der Projektdauer in einzelne Phasen. Dazu gehören beispielsweise die Start- und Endtermine des Projekts, das Ausrollen einer Software oder wesentliche Produktentscheidungen. Angemessene Zeitabstände sind etwa ein bis zwei Meilensteine pro Monat.

Einzelne Meilensteine bekommen häufig einen Code zugewiesen, den auch der Projektstrukturplan enthält. Die Meilensteine sollen für alle beteiligten Mitarbeiter verständlich und eindeutig zu kontrollieren sein. Deren Einhaltung bedarf einer regelmäßigen Überwachung, damit es nicht reihenweise zu Verzögerungen nachfolgender Meilensteine kommt.

In der Regel werden die Meilensteine an den Projektstrukturplan mit seinen jeweiligen Arbeitspaketen angekoppelt. Wenn Meilensteine vorab bereits feststehen, lassen sich die Arbeitspakete jedoch genauso gut um fixe Termine herum planen.

 

Einzelnachweise

http://www.pm-handbuch.com/planung/

http://projektnachwuchs.de/meilensteinplan/

http://www.domendos.com/fachlektuere/fachartikel/artikel/meilensteinplan/

http://www.domendos.com/fachlektuere/fachartikel/artikel/checkliste-meilensteinplan/

 

Weiterführende Links

Vorlagen zum Download

Youtube-Video

Literatursammlung zu Projektmanagement-Themen

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