interne Kommunikation im Unternehmen

Interne Kommunikation im Unternehmen als Erfolgsfaktor

Dem Thema „interne Kommunikation“ wird in vielen Unternehmen nur wenig Priorität beigemessen. Eine Befragung der School for Communication and Management (SCM) sowie MPM Corporate Communication Solutions aus dem Jahr 2016 bestätigt: Lediglich 43,8 % der befragten Führungskräfte verfügen in ihrem Unternehmen über ein Konzept zur internen Kommunikation. Dabei ist dies unabdingbar für die Transparenz eines Unternehmens. Diese führt wiederum zu einer hohen Mitarbeiterbindung. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie ein internes Kommunikationskonzept entwerfen können. Anschließend werden Sie in der Lage sein, häufige Fehlerquellen zu vermeiden.

Lesezeit: 9 minutes

Publiziert: 13.03.2018

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Mit interner Kommunikation die Mitarbeiterbindung erhöhen

Eine hohe Fluktuation bedeutet nicht nur einen Verlust von Know-how sowie unnötige Kosten, sondern sie schwächt auch Ihre Arbeitgebermarke. Ihr Ziel sollte daher sein, Ihre Mitarbeiter langfristig zu binden. Grundvoraussetzung für die Gewinnung, Bindung und Entwicklung von Mitarbeitern ist Ihre hohe Attraktivität als Arbeitgeber. Dafür ist eine umfangreiche Kommunikation der Unternehmensziele und -philosophie ausschlaggebend, wie eine Studie von StepStone aus dem Jahr 2016 belegt: 79 % der Befragten würden einen inhaltlich passenden Job ablehnen, wenn sie sich nicht mit dem Unternehmen identifizieren können. Dies ist besonders in Bezug auf Nachwuchskräfte relevant. Diese jüngere Generation ist mit digitalen Medien aufgewachsen und ist einen hohen Informationsgrad in allen Lebensbereichen gewohnt. Folglich wird das von Ihnen als Arbeitgeber gewünscht.

 

Sechs Kriterien für das ideale interne Kommunikationskonzept

Ein Problem der internen Kommunikation ist die mangelnde Messbarkeit. Der Erfolg kann nur indirekt nachvollzogen werden. Damit Ihre Bemühungen bezüglich der Informationsbereitstellung in Ihrem Unternehmen Früchte tragen, sollte Ihr Konzept folgende Merkmale besitzen:

1. Hohe Reichweite

Ihre interne Kommunikation sollte alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens erreichen. So wird ein hoher Informationsgrad innerhalb Ihres Unternehmens gewährleistet. Darüber hinaus werden sich einzelne Mitarbeiter nicht mehr ausgeschlossen fühlen.

2. Informationsbereitstellung in Echtzeit

Das von Ihnen gewählte Kommunikationsmittel sollte Informationen zeitnah weitergeben können. So können Sie Ihre Mitarbeiter umgehend über die kurzfristige Terminänderung einer internen Veranstaltung oder eventuelle Lieferschwierigkeiten informieren. Dadurch sind Ihre Mitarbeiter jederzeit auf dem neuesten Stand über aktuelle Entwicklungen.

3. Möglichkeit zur Interaktion

Hauptziel der internen Kommunikation ist die Vertrauensbildung und Mitarbeiterbindung. Ihre Mitarbeiter sollen nicht nur informiert, sondern auch eingebunden werden. Sehen Sie die interne Kommunikation im Unternehmen nicht als Einbahnstraße. Bieten Sie Ihrer Belegschaft die Möglichkeit, Feedback abzugeben.

4. Messbarkeit

Digitale Kommunikationskanäle lassen sich mit Analyse-Tools ausstatten und bieten so die Möglichkeit zur Auswertung. Dadurch erfahren Sie, wie viele Ihrer Mitarbeiter die Informationen erhalten haben und können gegebenenfalls Anpassungen vornehmen.

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5. Ansprechender Inhalt

Die Art der Informationsbereitstellung ist genauso wichtig wie die Information selbst. Gestalten Sie sie daher ansprechend. In diesem Zusammenhang bieten sich erneut digitale Kommunikationskanäle an, die Sie mit interaktiven, audiovisuellen Merkmalen versehen können: Integrieren Sie Fotos oder erklärende Videos. Ihre Mitarbeiter sind so stärker dazu motiviert, sich mit den bereitgestellten Informationen tatsächlich auseinanderzusetzen.

6. Kostengünstige Umsetzung

Die eingangs erwähnte Studie der SCM belegt die Notwendigkeit kostengünstiger Kommunikationskanäle. Das Budget für interne Kommunikation beträgt bei 41 % der befragten Unternehmen weniger als 10.000 Euro pro Jahr. Die mangelnde Messbarkeit des Erfolgs kann ein Kostenrisiko darstellen. Durch die Vermeidung kostenintensiver Kommunikationsmittel kann dieses Risiko gemindert werden.

 

Die verschiedenen Kommunikationsmittel und deren Effektivität

Sie kennen nun die sechs Merkmale, die Ihr internes Kommunikationsmittel aufweisen sollte. In einem weiteren Schritt gilt es zu prüfen, welche Kanäle die genannten Kriterien erfüllen:

1. Printmagazine

Rund 88 % der Unternehmen kommunizieren laut der Studie der SCM auf diese Weise mit ihren Mitarbeitern. Die Reichweite ist sehr hoch und umfasst auch die Mitarbeiter, deren Arbeitsplätze nicht über einen Computer verfügen. Durch die Integration visueller Reize können Informationen ansprechend präsentiert werden. Allerdings ist die Möglichkeit der Interaktion mit den Mitarbeitern eingeschränkt und der Druck kostenintensiv. Zudem erlaubt diese Form der internen Kommunikation keine Auswertung. Ob Ihre Mitarbeiter die Zeitung tatsächlich lesen, ist also ungewiss. Außerdem nehmen die Produktion und der Druck viel Zeit in Anspruch, weshalb die darin enthaltenen Informationen zeitverzögert bei Ihren Mitarbeitern ankommen. Nutzen Sie diesen Kanal vorzugsweise für die Weitergabe allgemeiner, zeitloser Unternehmensinformationen wie zum Beispiel die Vorstellung neuer Mitarbeiter oder die Präsentation neuer Produkte.

printmagazine für interne kommunikation im unternehmen

Printmagazine eignen sich in der internen Kommunikation im Unternehmen zur Verbreitung von allgemeinen und zeitlosen Informationen.

 

2. Das Intranet

Die Reichweite des Intranets als Kommunikationsmittel ist groß und beschränkt sich nicht nur auf die Mitarbeiter im Haus. Mitarbeiter anderer Standorte können ebenfalls an das Intranet angeschlossen werden. Das Einpflegen neuer Daten dauert nur Minuten, Informationen können in Echtzeit weitergeleitet werden. Die Kosten hängen davon ab, wie wartungsintensiv Ihr Intranet ist und ob es extern oder intern gepflegt wird. Mittlerweile gibt es viele optionale Funktionen, die denen der sozialen Netzwerke gleichen: Ihre Mitarbeiter können bestimmte Beiträge kommentieren und sich untereinander austauschen. Auch das Einfügen von Fotos und Videos ist möglich, wodurch eine ansprechende Präsentation der Informationen sichergestellt ist. Wenn Sie Ihr Intranet mit diesen Möglichkeiten ausstatten, können Sie es für die Bereitstellung verschiedenster Informationen effektiv nutzen.

3. Rundmails

Dieser Kommunikationskanal erlaubt ebenfalls eine visuell ansprechende Gestaltung und verursacht gleichzeitig kaum Kosten. Des Weiteren können Informationen ohne größere Verzögerung weitergegeben werden, und Sie können direkt nachvollziehen, wie viele Ihrer Mitarbeiter die E-Mail gelesen haben. Durch die Antwortmöglichkeit ist außerdem die Interaktivität gegeben. Wie hoch die Reichweite dieses Kanals ist, hängt allerdings von der Struktur Ihres Unternehmens ab. Möglicherweise besitzt nicht jeder Ihrer Mitarbeiter in der Produktion oder im Lager einen eigenen Computer, weshalb der Zugang zur Rundmail eventuell dem Leiter der entsprechenden Abteilung vorbehalten bleibt. Vor diesem Hintergrund ist es ratsam, die Kommunikation per E-Mail nur für besondere Anlässe zu nutzen, wie zum Beispiel die Ankündigung von Schulungsterminen oder die Einladung zur Firmenfeier. Darüber kann der Abteilungsleiter dann die Mitarbeiter ohne Computer verbal in Kenntnis setzen.

4. Meetings

Die Reichweite ist hier kritisch einzuschätzen. In den wenigsten Fällen werden Sie all Ihre Mitarbeiter erreichen. Zudem sind die Kosten hoch, da die Arbeit für die Dauer des Meetings unterbrochen werden muss. Wie ansprechend die Informationen Ihren Mitarbeitern präsentiert wird, hängt stark vom Redner ab. Dieser Kommunikationskanal ist außerdem wenig flexibel, da Meetings einer langen Terminfindung bedürfen. Die Interaktion mit Ihren Mitarbeitern und die Äußerung von Feedback ist grundsätzlich gegeben. Bedenken Sie jedoch: Nicht jeder Mitarbeiter möchte vor einer großen Runde aus Kollegen und Vorgesetzten offen sprechen. Dies relativiert die Einbindung der Mitarbeiter bei dieser Form der internen Kommunikation. Unabhängig davon können Meetings angebracht oder sogar zwingend notwendig sein. Dies ist der Fall bei sensiblen Informationen wie Rationalisierungsplänen oder einer generellen Umstrukturierung Ihres Unternehmens.

5. Soziale Medien und mobile Apps

Innerhalb von Facebook oder LinkedIn können Sie geschlossene Gruppen gründen. In ihnen können Informationen minutengenau geplant, bereitgestellt und geteilt werden. Ihre Mitarbeiter können die Inhalte mit Likes oder Kommentaren versehen. Die Kommunikation unter den Mitarbeitern wird erleichtert und Grenzen zwischen den Abteilungen durch persönlichen Austausch aufgehoben. Mobile-Apps sind die neueste Form der internen Kommunikation: Bis auf die Entwicklung der App verursacht dieser Kanal kaum Kosten. Informationen können spielerisch vermittelt werden. Nutzen Sie diesen Kanal beispielsweise als mobilen Produktkatalog oder als Forum, in dem sich die Mitarbeiter untereinander kennenlernen und austauschen können. Ihre Mitarbeiter können unterwegs und von zu Hause aus auf die Informationen zugreifen. Eine Reihe von Tools ermöglicht die Auswertung der Reichweite.

 

Wie Sie häufige Fehler bei der internen Kommunikation im Unternehmen vermeiden

Sie haben sich für einen oder mehrere Kommunikationskanäle entschieden? Nun gilt es, mögliche Fehlerquellen zu umgehen, denn nur so wird sich der gewünschte Effekt der Vertrauens- und Teambildung sowie der Mitarbeiterbindung und -motivation zeigen.

1. Begegnen Sie Ihren Mitarbeitern mit Respekt

Mitarbeiterbindung erreichen Sie durch Wertschätzung. Ein häufiger Fehler ist ein formaler oder gar herablassender Ton in der internen Kommunikation. Rundmails oder Meetings werden zur Äußerung von Kritik und Maßregelung einzelner Abteilungen missbraucht. Vermeiden Sie diesen Fehler. Legen Sie Wert auf eine motivierende und positive Formulierung, selbst bei kritischen Themen. Indem Sie Ihren Mitarbeitern auf Augenhöhe begegnen, stärken Sie deren Loyalität. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in die Erstellung der internen Kommunikationsmittel ein. Nehmen Sie Themenvorschläge an und lassen Sie einzelne Mitarbeiter oder Abteilungen abwechselnd die Redaktion übernehmen. Legen Sie besonderen Wert auf die Interaktion. Versehen Sie ihr internes Kommunikationsmittel mit der Möglichkeit zur Abgabe von Feedback, Fragen und Kritik. Ihre Mitarbeiter werden sich geschätzt und einbezogen fühlen.

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2. Gleichen Sie die interne an die externe Kommunikation an

Seien Sie sich bewusst: Ihre Mitarbeiter tragen interne Informationen direkt oder indirekt nach außen. Daher sollten die interne und externe Kommunikation miteinander vereinbar sein. Ein Beispiel für das Fehlen einer solchen Homogenität ist ein bekannter deutscher Autohersteller. Besagtes Unternehmen legte in der externen Kommunikation Wert auf seine Arbeitgebermarke und betonte den hohen Stellenwert der Mitarbeiter. Essenzielle Informationen über das Unternehmen wurden jedoch intern nicht weitergegeben, Mitarbeiter erfuhren erst aus den Medien von geplanten Werksschließungen und Rationalisierungsmaßnahmen. Das Resultat war die Demotivation und der Vertrauensverlust der verbliebenen Mitarbeiter. Verhindern Sie dies, indem Sie Ihre Mitarbeiter stets über die Entwicklung Ihres Unternehmens informieren. Dadurch werden sie sich wertgeschätzt fühlen und ihren positiven Eindruck nach außen tragen. Und dies wird wiederum Ihr Ansehen als Arbeitgeber und Unternehmen stärken.

3. Führen Sie Ihre Mitarbeiter an die Kommunikationskanäle heran

Legen Sie fest, welche Informationen auf welchem Kanal bereitgestellt werden sollen. Erklären Sie dies Ihrer Belegschaft. Dadurch können Sie die Suchzeit drastisch verringern. Ihre Mitarbeiter werden schneller und intuitiver auf Informationen zugreifen können. Dies setzt jedoch die Medienkompetenz Ihrer Mitarbeiter voraus. Denken Sie vor allem an den „älteren“ Teil Ihrer Belegschaft. Die Funktionsweise digitaler Kanäle wie sozialer Medien und Apps sollten ihnen eingängig erklärt werden. Das mindert Vorbehalte gegenüber neuen Kommunikationswegen. Für die kontinuierliche Hilfestellung können Sie jüngere Mitarbeiter als Paten einsetzen, die den älteren Mitarbeitern bei Fragen zu den neuen Medien zur Seite stehen. Dadurch stärken Sie gleichzeitig die Bindung innerhalb Ihrer Belegschaft.

 

Fazit

Interne Kommunikation im Unternehmen umfasst mehr als die monatliche Rundmail oder das wöchentliche Teammeeting. Der digitale Wandel eröffnet neue Wege, mit Ihren Mitarbeitern interaktiv zu kommunizieren. Durch Nutzung eines oder mehrerer Kanäle wird Ihre Belegschaft kostengünstig mit unternehmensinternen Informationen versorgt. Die Mitarbeiter bekommen das Gefühl, ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens zu sein. Das Resultat wird steigendes Vertrauen, ein stärkeres Zusammengehörigkeitsgefühl und eine höhere Motivation sein. Gleichzeitig wird Ihr Ansehen als transparenter Arbeitgeber steigen. Das ist für die Bindung bestehender sowie die Gewinnung neuer Mitarbeiter unerlässlich. Mit einem gut informierten, produktiven und loyalen Mitarbeiterstamm ist der Erfolg Ihres Unternehmens langfristig gesichert.

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Autor

Birgit Weber
Birgit Weber

Birgit Weber ist als Redakteurin im B2B Manager tätig. Sie trainiert und berät seit mehr als zehn Jahren Unternehmen hinsichtlich ihrer Marketing- und Vertriebsstrategien und zählt zu den geschätzten Sprecherinnen auf B2B-Messen. Neben ihrer Autorentätigkeit ist Birgit Weber Leiterin eines Institutes für Rhetorik, Persönlichkeitsentwicklung und Zukunftsplanung.

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