mehrere Messegespräche führen

Ein Messegespräch führen: Die Top 5 Dos & Don’ts

“Kann ich Ihnen helfen?” Wer kennt Sie nicht, diese Floskel, wenn man sich einem Verkaufs- oder Messestand nähert. Doch wie würden Sie diese Frage beantworten, wenn Sie einen Messestand ansteuern? In den meisten Fällen jedenfalls wird die Frage verneint. Und dann? Mit solch einer Ansprache wird eine Chance vertan, einen neuen Lead auf einer Messe zu generieren. Doch genau das sollte eines Ihrer Ziele sein.

Lesezeit: 7 minutes

Publiziert: 21.06.2016

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Bei einem Messegespräch kann so einiges schief gehen. Dabei ist solch ein Gespräch viel zu wichtig, um nach wie vor grundlegende Fehler zu begehen. Erfahren Sie unter den Dos & Don’ts für Ihr Messegespräch, worauf Sie achten müssen, was Sie in jedem Falle vermeiden sollten und warum Sie den Satz “In diesem Katalog steht alles drin” aus Ihrem Vokabular streichen können.

Tipps für den Messevertrieb

Die Don’ts – Ein gutes Messegespräch verläuft anders

So wird es nicht gemacht: Aus Fehlern lernt man bekanntlich und so haben Sie sicherlich auch schon Erfahrungen mit Messegesprächen gemacht, die besser anders verlaufen wären.

1. Wichtige Kontakte nicht einladen

Die ersten Fehler können bereits bei der Vorbereitung der Messe gemacht werden, nämlich dann, wenn Sie wichtige Kontakte nicht einladen. Viele Unternehmen denken im Zusammenhang mit Messen ausschließlich an Neukunden. Dabei lohnt es sich gerade mit Bestandskunden, Multiplikatoren oder Geschäftspartnern auf Messen in Kontakt zu treten. Wo sonst als auf einer Messe ist es einfacher, eine Produktneuheit vorzustellen und mit bereits bekannten B2B-Kontakten Geschäfte zu machen? Laden Sie deshalb für Sie wichtige Kontakte zu einem Messegespräch ein.

2. Mit den falschen Leuten zu lange sprechen

Abhängig vom Andrang am Stand ist Zeit- und Ressourenmanagement wichtig. Bei einem kleinen Andrang können Sie auch einmal mit Leuten sprechen, die weniger wichtig sind. Mit der SPIN-Fragetechnik aus dem Ratgeberartikel „Das Messegespräch – Eine gute Vorbereitung ist alles“ stellen Sie relativ schnell fest, wenn ein Gespräch für Sie nicht so lohnenswert ist. Ein solches Gespräch sollte sich bei einem höheren Andrang nicht in die Länge ziehen. In diesem Fall können Sie das Gespräch höflich unterbrechen und sich potentiellen Kunden mit höherem Potential widmen. Lassen Sie vor der Beendigung des Gesprächs Ihren Blick mehrmals durch den Raum gleichten. Wenn Sie darüber hinaus noch Ihre Unterlagen zu sich nehmen, ist dies ein eindeutiges Signal dafür, dass Sie das Gespräch beenden wollen. Fassen Sie zum Schluss die Ergebnisse des Gesprächs noch einmal zusammen und verweisen Sie gegebenenfalls auf einen anderen Gesprächstermin.

3. Zu viel von sich selbst sprechen

Denken Sie an eine für Sie optimale Gesprächssituation. Spricht Ihr Gegenüber dann die ganze Zeit und erzählt Ihnen, wie toll das Unternehmen oder das Produkt ist, das Ihr Gesprächspartner gerade verkaufen möchte? Wohl kaum. In einem informativen Messegespräch geht es nicht darum, das Unternehmen vorzustellen, sondern in erster Linie, den Lead kennenzulernen. Hören Sie deshalb zu. Beachten Sie das Verhältnis von 70:20:10. 70 Prozent der Zeit sollten Sie zuhören, ohne ein Wort zu sagen. 20 Prozent der Zeit zeigen Sie Ihrem Gegenüber auf verbale und nonverbale Weise, dass Sie seine Botschaft verstanden haben. Nur 10 Prozent der Zeit nutzen Sie aktiv, um das Gespräch voranzubringen und um Ihre Botschaft prägnant zu vermitteln.

4. Keine klare Struktur in der Gesprächsführung

Natürlich hat jede Ihrer Mitarbeiterinnen und jeder Ihrer Mitarbeiter einen eigenen Stil, Gespräche zu führen. Dennoch sollte es nicht so herüberkommen, als würde sich Ihr Standpersonal in den Gesprächen verlieren. Eine klare Struktur sollte daher das Gespräch bestimmen, ohne es zu behindern. Eine Hilfestellung bietet etwa der Ratgeberartikel zur Vorbereitung eines Messegesprächs. Proben Sie in Ihrer Vorbereitung gegebenenfalls einzelne Gesprächssituationen in einem Workshop, um grobe Fehler zu vermeiden.

5. Gespräche schlecht dokumentieren

Sie haben ein langes und wichtiges Gespräch geführt und wissen im Anschluss nicht mehr, worüber Sie gesprochen haben oder schlimmstenfalls noch nicht einmal mit wem? Das sollten Sie vermeiden. Dokumentieren Sie deshalb das Gespräch und die Kontaktdaten Ihres Gegenübers in standardisierten Gesprächsprotokollen. Für Ihre Nachbereitung ist eine Dokumentation sehr wichtig und während des Gesprächs vermitteln Sie Ihrem Gesprächspartner das Gefühl, dass seine Anliegen ernst genommen werden. Professionelle Leadmanagementsysteme erfassen sämtliche Daten auch elektronisch, sodass eine schnelle Weiterverarbeitung möglich ist.

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Die Dos – So führen Sie ein gutes Messegespräch

Von der Ansprache bis zur Verabschiedung sollte Ihr Messegespräch gut durchdacht sein. Vergessen Sie dabei aber nicht, menschlich zu bleiben und einige grundlegende Hinweise der Gesprächsführung zu beachten.

1. Die Ansprache: Der erste Eindruck zählt

Einen Empfang am Stand zu haben, ist nie verkehrt. Die Besucher freundlich und unaufdringlich zu begrüßen kann nicht schaden. Vermeiden Sie es aber, einen Empfang zu haben, an dem auch Bürotätigkeiten erledigt werden, also Telefongespräche etc. Diese Tätigkeiten gehören in einen separaten Bereich Ihres Standes. Stürmen Sie zudem nicht gleich auf die Besucher los, sobald sie Ihren Stand betreten. Geben Sie ihnen genügend Zeit, um sich zu orientieren. Bleiben Sie dezent in Reichweite und suchen Sie den Blickkontakt. Wenn dieser erwidert wird, steigen Sie im Idealfall mit einer situativen und offenen Frage in das Gespräch ein. Gehen Sie zum Beispiel auf ein Exponat ein, das sich der Besucher gerade anschaut. In jedem Falle bewirkt ein authentisches Lächeln bei einem Gesprächseinstieg Wunder.

2. Eine Vorstellung gehört zu jedem Gespräch

Ein Namensschild mit Vor- und Nachnamen sollte jeder Mitarbeiter an Ihrem Stand haben. Zudem stellen Sie sich den Besuchern vor, die an Ihrem Stand für ein Gespräch kommen. Sollte ein Besucher einen Ihrer Mitarbeiter verlangen, dann fragen Sie nach dem Namen des Interessenten. Begleiten Sie ihn zu dem Kollegen und stellen Sie beide miteinander vor.

3. Eine klare Aufgabenverteilung

Sie haben eine klare Aufgabenverteilung am Stand. Während mindestens ein Mitarbeiter für die Kundengespräche verantwortlich ist, kümmert sich mindestens ein weiterer um die Laufkundschaft. So vermeiden Sie, dass einer Ihrer Mitarbeiter die Messegespräche unterbrechen muss, was wirklich nicht die Regel sein sollte. Falls gerade keiner Ihrer Mitarbeiter für ein Kundengespräch zur Verfügung steht, dann vereinbaren Sie gleich einen anderen Gesprächstermin und lassen Sie die Chance auf ein wertvolles Gespräch nicht verstreichen.

4. Ein natürliches reibungsloses Gespräch führen

Stellen Sie am Anfang des Gespräches eine emotionale Verbindung her. Zu Beginn und auch im Laufe des Gespräches sollten Sie immer mal wieder den Namen Ihres Gesprächspartners erwähnen. So fühlt sich dieser ernst genommen. Nach einer entspannten Ansprache sollten Sie den Besucher qualifizieren und herausbekommen, mit wem Sie sprechen und welches Anliegen der Besucher hat. Hören Sie eine gewisse Zeit einfach zu und erfahren Sie die Ziele Ihres Gegenübers. Lernen Sie zudem, die nonverbalen Botschaften zu lesen, die Ihr Gesprächspartner beispielsweise durch Gesten oder den Gesichtsausdruck aussendet. Konzentrieren Sie sich nicht nur auf das, was Ihr Gegenüber sagt. Wichtig ist auch, was er nicht sagt.

Vergewissern Sie sich immer wieder, dass Sie verstanden haben, was Ihr Gegenüber gesagt hat, was er denkt und fühlt. Gesprächssituationen kann man üben und Sie sollten niemals unvorbereitet in ein schwieriges Gespräch gehen. Dennoch hat jeder von uns Fehler und Schwächen. Seien Sie auf jeden Fall authentisch. Wenn Sie Ihrem Gesprächspartner Aufmerksamkeit schenken, ihn aussprechen lassen und positives Feedback durch gelegentliches Nicken geben, dann sind das bereits die wichtigsten Grundvorraussetzungen für ein erfolgreiches Messegespräch.

5. Das Messegespräch richtig beenden

Wie sind Sie verblieben? Fassen Sie am Ende eines wichtigen Gesprächs die Ergebnisse und die Schritte zusammen, auf die Sie sich geeinigt haben. So weiß jeder, was er zu tun hat. Holen Sie sich das Einverständnis für einen weiteren Kontakt und vereinbaren Sie dann gegebenenfalls einen weiteren Termin.

Würgen Sie ein Gespräch niemals ab, in dem Sie einen wuchtigen Verkaufskatalog überreichen mit dem Satz “Hier steht alles drin.” Ihre B2B-Kunden wollen Fragen stellen und Antworten darauf erhalten, Spannendes zwischen den Zeilen erfahren und Exponate live sehen. Was Sie in jedem Falle überreichen sollten, ist die Visitenkarte, insofern dies nicht schon vorher geschehen ist.

Um alle wichtigen Informationen Ihres Messegesprächs zu dokumentieren, finden Sie hier ein Muster für einen möglichen Gesprächsbericht:

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Autor

Bertram Keller
Bertram Keller

Bertram Keller ist im B2B Manager vor allem für den Bereich Messe zuständig. Nachdem er in vielen mittelständischen Unternehmen in leitenden Positionen die Organisation der B2B Messeauftritte verantwortet hat, ist er heute selbstständiger Vertriebsberater und freier Redakteur.

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