Vertriebskosten aufstellen

Vertriebskosten: Tipps zur Berechnung und Einsparung

Für einen erfolgreichen Vertrieb sind nicht nur die Planung und Steuerung von Vertriebsabläufen und -prozessen wichtig; die richtige und sinnvolle Kalkulation und Optimierung der Vertriebskosten sind ein maßgebliche Erfolgsfaktoren für Ihr Unternehmen. Für langfristige Erfolge müssen Sie die richtige Balance zwischen Vertriebskosten und erzieltem Umsatz finden.
Wie Sie Ihre Vertriebskosten umsatzorientiert kalkulieren und optimieren, erfahren Sie im folgenden Ratgeberartikel.

Lesezeit: 7 minutes

Publiziert: 10.07.2017

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Vertriebskosten berechnen

Vertriebskosten steigern nicht nur den Wert eines Produktes oder einer Dienstleistung und generieren Umsatz, sondern verursachen auch immense Kosten. Bereits bei der Planung von Vertriebsprozessen muss eine gerechtfertigte Kalkulation stattfinden. Setzen Sie die Kosten bereits im Vorfeld fest, damit Sie eine umsatzsteigernde Preispositionierung für das Endprodukt festlegen können. Behalten Sie Kennzahlen stets im Auge und halten Sie sie ein, damit Sie am Ende keine rote Zahlen zu verzeichnen haben.

 

Zusammensetzung der Vertriebskosten

Um einen Überblick über die genaue Zusammensetzung der Vertriebskosten zu bekommen, müssen Sie sich mit den Kostenarten und den Kostenstellen Ihres Unternehmens auseinandersetzen. Die Kostenarten ergeben sich aus folgenden Posten:

1. Arten von Vertriebskosten

Der Vertrieb verortet seine Kostenanschläge auf eine Vielzahl von Unternehmensabteilungen:

  • Marktforschungsanalyse
  • Preissegmentierung
  • Personalkosten
  • Werbekosten
  • Kosten für Public-Relations
  • Verkaufsförderungsmaßnahmen
  • Transportsicherung
  • Frachtkosten
  • Verpackungsmaterial
  • Provisionen für Verkäufer
  • Versandkosten
  • Skontierungen

Die Verkaufsförderung gehört innerhalb der Vertriebskosten zu einem dauerhaften Faktor. Darunter fallen zum Beispiel Produktpräsentationen auf Messen und Werbematerialien. Werbegeschenke und Zuwendungen gehören gleichermaßen zu den Vertriebskosten.

2. Anlaufstellen für Vertriebskosten

  • Verkaufsleitung
  • Produktmanagement
  • Marketingabteilung
  • Verkaufsfilialen
  • Innendienst- und Außendienststellen
  • Transportstellen
  • Verkaufs- und Lagerstätten
  • Logistik
  • Kundendienststellen
  • Beschwerdemanagement

Gerade in modernen Unternehmen nehmen Marktingabteilungen einen hohen Stellenwert ein, innerhalb der Vertriebskostenrechnungen bedeuten sie einen hohen Kostenfaktor. Die Kosten entstehen bereits vor der Markteinführung des Produktes. Das können zum Beispiel Präsentationen oder Tagungen sein, wo potenzielle Kunden und Investoren angesprochen und im besten Fall auch gewonnen werden. Ebenso ist ein Messeauftritt mit Standdesign und Personalschulung mit einem hohen Zeit- und Kostenaufwand verbunden.

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Wie kalkulieren?

Die Vertriebskostenrechnung erfasst sämtliche Gemein- und Sondereinzelkosten. Sie können einzelne Kosten eigenen Absatzsegmenten zuordnen, zum Beispiel Produktgruppen, Vertriebskanälen oder Zielgruppen. Als Faustformel für die Vertriebskosten gilt: Das Kostenniveau der Vertriebskosten darf pro Kunde nicht höher sein als der generierte Umsatz. Mathematisch wird die Formel des Gesamtumsatzes der Vertriebskosten wie folgt dargestellt:

Vertriebskosten / Umsatz x 100 = Vertriebskostenquote

Die Vertriebskosten finden sich als Faktor nicht in der Bilanz wieder. Zudem ist es verboten, die Vertriebskosten unter den Umsatzkosten aufzuweisen. Wenn Sie das Gesamtkostenverfahren betrachten, fallen die Vertriebskosten unter die sonstigen betrieblichen Aufwendungen oder werden unter einem eigenen Posten aufgeführt.

Um die Vertriebskosten erfolgsorientiert zu berechnen, müssen Sie Ihre Kosten genau kalkulieren. Die Vertriebsmitarbeitervergütung und die Kostenkalkulation beziehen sich auf das tatsächliche Umsatzvolumen des Unternehmens. Jedoch sollten Sie Ihre Vertriebsziele nicht nur auf die eingespielten Absatzzahlen stützen. Durch Rabattaktionen oder Sonderkonditionen können die Zahlen schwanken und das Endergebnis verfälscht werden. Hier ist es sinnvoll, die tatsächlichen Kosten pro Kunde auszumachen und damit zu arbeiten. Des Weiteren sollten Sie Ihren Kundenstamm in Neu- und Bestandskunden unterteilen. Neukunden verursachen eher im Rahmen der Akquise und Kontakteinpflegung Kosten, während bei Bestandskunden Kosten durch Kundenbindungsmaßnahmen und Reklamationsprozesse entstehen.

1. Einsparpotenzial

Um eventuelles Einsparpotenzial in Ihrer Vertriebskostenabrechnung aufzudecken, können variable Vertriebskosten in das Verhältnis der gesamten Vertriebskosten gesetzt werden. Mathematisch wird diese Rechnung in folgender Formel dargestellt:

Variable Vertriebskosten / Gesamte Vertriebskosten x 100 = Einsparpotenzial

Um über Ihre Vertriebskosten einen ausreichenden Überblick zu behalten, ist es ratsam, die gebündelten Vertriebskosten an einer Kostenstelle zusammenzubringen. So müssen Sie bei der Berechnung der Gesamtkosten die Kennzahlen nicht bei verschiedenen Kostenstellen einholen.

2. Absoluter Marktanteil

Durch den absoluten Marktanteil kann der prozentuale Umsatz des eigenen Unternehmens in Bezug auf den tatsächlichen Gesamtumsatz auf dem gleichen Markt ermittelt werden. Das Ergebnis ist gerade für den Marketingbereich von elementarer Bedeutung. Hier können die Stärken und Schwächen des Unternehmens festgehalten und ausgewertet werden. Mathematisch wird der absolute Marktanteil wie folgt dargestellt:

Unternehmensumsatz x 100 / Marktvolumen = Absoluter Marktanteil

3. Relativer Marktanteil

Der relative Marktanteil ergibt den prozentualen Anteil des eigenen absoluten Marktanteils in Bezug zum absoluten Marktanteil des größten Konkurrenten. Dieses Ergebnis dient zur Einschätzung von konkurrierenden Unternehmen. Zudem können Sie filtern, ob Ihr Unternehmen zu den besten am Markt gehört. Zur Berechnung des relativen Marktanteils benötigen Sie folgende mathematische Formel:

Unternehmensumsatz X 100 / Umsatz der stärksten Mitbewerber = Relativer Marktanteil

 

Sechs Tipps zur Einsparung von Vertriebskosten

Der Vertrieb bringt einem Unternehmen nicht nur Gewinne ein, er kostet auch Zeit und Geld. Gerade in umsatzschwachen Jahren sollten Sie versuchen, Ihre Vertriebskosten niedrig zu halten und Unternehmensstrukturen zu modifizieren.

1. Optimieren Sie Ihre Kommunikationskanäle!

Missverständliche Mitteilungen zwischen Ihnen und Ihren Investmentpartnern oder Kunden binden unnötig Kapazitäten. Kontrollieren Sie sämtliche Unternehmenskanäle auf Genauigkeit und Verständlichkeit. Genauso wichtig ist die offene Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Ihre Verkäufer und Kundenbetreuer kennen das Zielpublikum am besten und können wertvollen Input geben. Mit Vorschlägen aus dem internen Umfeld können Sie erheblich Kosten einsparen und die Abläufe stetig modernisieren.

2. Rüsten Sie technisch auf!

Investieren Sie in neue Technologien und Arbeitsweisen. Hier können Sie auf lange Sicht Arbeitskräfte entlasten und Kosten für das Unternehmen senken. Zudem ermöglichen Sie Ihrem Vertriebsteam, sich auf die wesentlichen Aufgaben zu konzentrieren, anstatt sich komplizierten Verwaltungsaufgaben zu widmen.

3. Normen Sie Ihre Verträge!

Bei Vertragsabwicklungen sollten sie standardisierte Richtlinien im Vorfeld festlegen. Bei einem großen Kundenkreis gibt es immer wieder individuelle Wünsche und Forderungen, die Sie nicht alle erfüllen können, ohne dabei einen hohen Kostenfaktor einzubringen. Genormte Verträge schützen Sie und Ihre Kunden vor Missverständnissen und erleichtern Kostenkalkulationen und -planungen.

4. Sie sind Ihr Geld wert!

Verkaufen Sie sich und Ihre Leistungen nicht unter Ihrem eigentlichen Wert. Natürlich sind kostenlose Leistungen und Zusatzoptionen ein gutes Lockmittel, um potenzielle Kunden zu bewerben. Jedoch müssen diese Werbemaßnahmen strategisch und sinnvoll eingesetzt werden. Reglementieren Sie Ihr Werbebudget und überzeugen Sie Kunden durch qualitative Arbeit.

5. Bilden Sie sich weiter!

Investieren Sie in die Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter und in die Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse. Nicht nur technische Prozesse entwickeln sich mit der Zeit weiter, sondern auch Arbeitsschritte sollten stets optimiert werden. Hier kann auf lange Sicht viel Zeit und Geld gespart werden.

Bieten Sie doch regelmäßige Weiterbildungskurse in Verbindung mit Unternehmensausflügen an, um gemeinsam zu lernen. Daneben können Sie die Bindung des Teams stärken und sich austauschen.

Workshops zählen zu den Vertriebskosten

Workshops steigern nicht nur die fachlichen Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter, sondern stärken auch den Teamgeist.

 

6. Kürzen Sie Ihre Vertriebswege!

Um Vertriebskosten zu senken, sollten Sie Ihre Vertriebswege genau analysieren. Eventuell lassen sich Wege und Zwischenstationen einsparen. Das reduziert Personal- und Lieferkosten. Zudem entlasten Sie mit der Kürzung von Vertriebswegen Ihre Logistikabteilung.

7. Unterstützen Sie Ihren Vertrieb

Unterstützen Sie Ihren Vertrieb, um effizient Kosten zu sparen. Die Vertriebsunterstützung vereint Prozesse und Funktionen, um Vertriebsabläufe und -aktivitäten zu optimieren. Hier werden Informationen für sämtliche Bereiche des Unternehmens zusammengeführt, damit wichtige Daten und Fakten bei Bedarf sofort von einer Quelle bezogen werden können. Diese Informationen enthalten zum Beispiel Kundenkontakte, Ansprechpartner und Konkurrenzprodukte. Des Weiteren steht die Vertriebsunterstützung für die Aufnahme und Betreuung der Kundschaft bereit.

Die gesammelten Daten können durch Vertriebsunterstützung direkt statistisch ausgewertet und auf den Vertriebsablauf angewendet werden. Ebenso können die effizientesten Vertriebswege durch Analysen ermittelt werden.

8. Überwachen Sie Ihre Kosten!

Wenn es um die Beobachtung und Überwachung Ihrer Vertriebskosten geht, sollten Sie diese nicht vernachlässigen. Prüfen Sie in regelmäßigen Abständen Ihre Zahlen und versuchen Sie, wichtige Marktanalysen mit einzubeziehen. Hier können Sie Kosten auf konkurrierende Unternehmen anpassen und sich als Unternehmen differenzieren.

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Fazit

Die richtige Kalkulation und ein umfassender Überblick über Ihre Vertriebskosten sind essenziell für einen erfolgreichen Vertriebsablauf. Zudem können Sie Ihr Einsparpotenzial selbstständig berechnen, um Ihre Kosten zu optimieren und vor allem sichtbar zu senken.

Gerade in schwierigen Zeiten müssen Vertriebskosten sinnvoll und nachhaltig eingespart werden, ohne sich negativ auf Ihre Umsätze auszuwirken. Wenn Sie diese Tipps beherzigen, können Sie Vertriebskosten erkennbar einsparen und Ihre Arbeitsprozesse optimieren.

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Autor

Jonas Keller
Jonas Keller

Jonas Keller ist freiberuflicher Redakteur. Er hat einen Masterabschluss im Fachbereich Business Administration und schreibt aktuell an seiner Doktorarbeit zum Themenschwerpunkt Sales Management. Nebenbei unterstützt er die Redaktion des B2B Magazins in den Bereichen Marketing und Vertrieb.

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