Historie
Schon 1928 gab es erstmals „Richtlinien für die Behandlung von Geschäftspost“. Diese legte das Reichskuratorium für Wirtschaftlichkeit (RKW) fest. Zwei Jahre später wurden zwei Merkblätter hinzugefügt, eines zum Geschäftsbrief und eines mit Regeln für das Maschinenschreiben. Seit 1949 übernimmt das Deutsche Institut für Normung (damals Fachnormenausschuss Bürowesen im Deutschen Normenausschuss genannt) die Regelung der DIN 5008. In den Folgejahren gab es acht Aktualisierungen.
Gestaltung des Briefbogens
Die aktuelle Version der DIN 5008 aus April 2011 brachte einige Neuerungen mit sich – jedoch keine grundlegenden Änderungen. Die festgelegten Zeilen- und Randabstände des Geschäftsbriefes sind am DIN A4-Format ausgerichtet. Laut DIN-Norm werden Form A (hochgestelltes Anschriftenfeld) und Form B (tiefgestelltes Anschriftenfeld) unterschieden. Da im Briefkopf mehr Platz vorhanden ist, wird letztere häufiger verwendet. Form A kommt eher bei behördlichen Briefen zum Einsatz.
Im Folgenden ein Entwurf mit den wichtigsten Maßen, die bei der Erstellung des Briefpapiers beachtet werden müssen.
Bestandteile des Briefpapiers
Im oben gezeigtem Entwurf findet ihr neben den aktuellen Maßstäben auch alle Felder, welche beim Gestalten eines Briefbogens der Form A oder der Form B als Orientierung gelten. Da diese der aktuellen DIN-Norm entsprechen, sollten diese eingehalten werden, um die Lesbarkeit des eigentlichen Inhalts von dem Geschäftsbrief beizubehalten. Beim Gesamtlayout sollten keine Elemente die Anschrift oder den Text verdecken.
Da die meisten Vordrucke & Vorlagen der Form B entsprechen, werde ich im weiteren Verlauf auf die Bestandteile dieser eingehen.
Im 45 mm langen Briefkopf ist Platz für Logo und Firmenbezeichnung. In der Regel wird das Logo oben rechts angelegt. Hierbei muss auf die Platzierung des Slogans oder ähnlichem geachtet werden. Es sind jedoch auch kreative Ideen erlaubt. Das Logo kann durchaus auch links oder mittig positioniert werden.
Im oberen linken Bereich sollten 5 mm für Rücksendeadresse gelassen werden. Hier wird in einer Schriftgröße zwischen 6 bis 8 pt die Postanschrift des Absenders vermerkt. Falls kein Feld für die Rücksendeangabe verwendet wird, stehen hier sogar 50 mm für den Briefkopf zur Verfügung.Das 40 mm hohe Anschriftenfeld wird in zwei Bereiche unterteilt: Zusatz- und Vermerkzone (12,7 mm) sowie die Anschriftenzone (23,7 mm).In der dreizeiligen Vermerkzone können besondere postalische Informationen wie „Eilzustellung“, „Einschreiben“, „Warensendung“, „Nicht nachsenden“, „Luftpost“ oder „persönlich“ notiert werden. Ist dies nicht nötig, bleiben die Zeilen frei.
Rechts neben diesem Feld befindet sich der neu gestaltete Informationsblock. Er beinhaltet Informationen wie Ihr / Unser Zeichen, Nachricht vom…, Namen, Kommunikationsmöglichkeiten (Telefon, Telefax, E-Mail) und Datum. Hier sind Leerzeichen wie oben im Bild dargestellt zu beachten.Je nach Art der Unternehmung können die Bezeichnungen individuell angepasst oder ergänzt werden. Das sogenannte Zeichen kann auch eine Bestell- oder Kundennummer sein. Der Namen kann durch ein Ansprechpartner mit Angabe der Abteilung ersetzt werden.
Der mittige Bereich des Briefes ist für das eigentliche Anliegen, den Text mit Betreffzeile und Abschlussformel vorgesehen.
Im unteren Teil, also im Fuß des Briefbogens befinden sich die Geschäftsangaben. Dazu gehören Firmenanschrift bzw. Anschrift der Geschäftsräume oder Filialen, jeglicher Kontaktdaten (Webseiten, Email, Telefonnummer) und Kontoverbindung. Bei Kapitalgesellschaften zusätzlich die Rechtsform, Sitz der Gesellschaft, Registergericht und Handelsregisternummer, ggf. Name der Aufsichtsratsvorsitzenden & Vorstandsvorsitzenden sowie aller Vorstandsmitglieder bzw. aller GeschäftsführerInnen.Bei Briefbögen, welche auch zur Rechnungsstellung verwendet werden, sind Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auszuweisen.
Folgende Tabelle fasst die Bestandteile des Briefbogens noch einmal zusammen:
| Feldbezeichnung | Inhalt |
| Briefkopf | Logo, Slogan |
| Rücksendeangabe | Absenderanschrift mit Komma getrennt und fortlaufend geschrieben |
| Anschriftenfeld | Empfängeranschrift |
| Informationsblock | Zeichen, Name, Abteilung, Kontaktdaten (Telefon, Fax, Email), Datum |
| Text / Anschreiben | Betreffzeile, Anrede, Text, Abschiedsformel, evtl. Anlagenvermerk |
| Geschäftsangaben | Firmenanschrift, Kontaktdaten (Webseite, Email, Telefon, Fax), Kontoverbindung, Rechtsform, Sitz der Gesellschaft, Registergericht und Handelsregisternummer |
Falz- und Lochmarken
Falzmarken und Lochmarke sind feine Linien, welche anzeigen wo später der Brief gefaltet und / oder der Locher angesetzt wird, falls das Dokument abgeheftet und somit vorher gelocht werden soll. Die DIN-Norm legt die Position der Falzmarken bei 105 mm und 210 mm von der oberen Papierkante fest. Somit passt das Dokument in einen Din lang-Umschlag und das Anschriftenfeld erscheint im Fenster des Briefumschlages. Die Lochmarke befindet sich mittig der Höhe des Din A4-Blattes, also bei 148,5 mm. Eine Stärke oder Breite dieser Marken ist nicht geregelt.
Hinweise zur korrekten Ziffernaufteilung
Im Folgenden noch ein paar Tipps zur Schreibweise von Ziffern bei Telefonnummern, Bankverbindungen und ähnlichem.
1. Telefon- und Faxnummer
Anders als früher, wird bei der Vorwahl mittlerweile auf die Klammern verzichtet und Telefonnummern werden auch nicht mehr gegliedert. Vorwahl und Rufnummer werden lediglich mit einem Leerzeichen voneinander abgesetzt. Bei der Angabe der Auslandsvorwahl wird die Landesvorwahl entweder mit zwei führenden Nullen geschrieben („0049“ für Deutschland) oder mit einem „+“ welches die beiden Nullen ersetzt („+49“). In jedem Fall entfällt bei der Verwendung der Auslandsvorwahl die “0“ der Ortsvorwahl. Durchwahlen werden nach der Telefonnummer mit einem Mittelstrich angefügt. Vor und nach dem Mittelstrich wird kein Leerzeichen gesetzt.
Beispiel:
- +49 351 2044-320
- +0800 6645413
2. Postleitzahlen
Die Postleitzahl wird in Deutschland 5-stellig und ohne Leerzeichen gesetzt.
Beispiel:
- 01277 Dresden
3. Postfachnummern
Postfachnummern werden von rechts in Zweiergruppen geteilt.
Beispiel:
- 51 51 51
4. Bankverbindungen
Die Bankleitzahl wird in Dreiergruppen von links beginnend aufgeteilt und ist immer 8-stellig.
Beispiel:
- 400 808 00
Die Kontonummer wird ebenfalls in Dreiergruppen angegeben, die übrigen Zahlen werden vorn einzeln oder als Zweierblock geschrieben.
Beispiel:
- 1 234 567
Die IBAN-Nummer wird von links nach rechts beginnend in fünf Vierergruppen (erste Gruppe enthält das Länderkürzel) und einer Zweiergruppe geschrieben. Mit IBAN ist die International Bank Account Number gemeint. Sie besteht aus einem 2-stelligen Länderkürzel und 2-stelliger Prüfziffer. Danach folgt die 8-stellige Bankleitzahl und die 10-stellige Kontonummer. Etwas kürzeren Kontonummern werden links Nullen vorangestellt. Die IBAN kann je nach Land bis zu 34 Stellen aufweisen. Sie beinhaltet Ziffern und Buchstaben. In Deutschland ist die IBAN 22-stellig.
Beispiel:
- DE65 2115 0870 0012 3456 78
Der BIC, also der Bank Identifier Code, ist 8- bis 11-stellig, wird fortlaufend geschrieben und nicht gegliedert. Er besteht aus einem 4-stelligen Bankcode, gefolgt von einem 2-stelligen Ländercode sowie einem 2-stelligen Ortscode. Je nach Belieben der Bank kann am Schluss noch ein 3-stelliger Code für die Bankabteilung oder Filiale folgen. Der BIC kann aus Buchstaben und Zahlen bestehen.
Beispiel:
- BIC85964965
Bevor mit der Gestaltung des Briefpapiers begonnen werden kann, muss man sich also mit dem nötigen Inhalt vertraut machen.
Neuerungen für SEPA-Überweisungen
Zum 01.02.2014 wird zur Vereinheitlichung des europäischen Zahlungsverkehrs die nationale Kontonummer und Bankleitzahl durch IBAN (International Bank Account Number bzw. Internationale Bankkontonummer) und BIC (Bank Identifier Code bzw. internationaler Bankcode) ersetzt. So muss beides im Briefbogen ausgewiesen werden.
Mit Ablauf der Übergangsfrist vom 01.02.2016 ersetzt das SEPA-Verfahren alle nationalen Zahlungssysteme. Das Elektronische Lastschriftverfahren (ELV) kann daher noch bis zu dieser Frist wie gewohnt mit BLZ und Kontonummer verwendet werden. Ab Februar 2016 sollte jedoch nur noch die internationale Bankverbindung (IBAN und BIC) auf dem Briefbogen aufgeführt werden. SEPA steht übrigens für „Single Euro Payments Area“, also einen einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum. Es wird hier nicht nach inländisch oder grenzüberschreitender Zahlung unterschieden.
Auch wenn das SEPA-Verfahren vorerst eine Umgewöhnung für den Einzelnen sein wird, bringt es einige Vorteile mit sich. Der Zahlungsverkehr wird im Allgemeinen vereinfacht und ist für Privatpersonen wie Firmen interessant, da Überweisungen im SEPA-Raum noch schneller von statten gehen. So darf eine Online-Überweisung beispielsweise nur noch 1 Tag dauern. Eine manuelle Überweisung mit Vordruck nur noch 2 Tage. Eine Auslandsüberweisung kann im Vergleich dazu bedeutend länger dauern, nämlich bis zu 5 Tagen. Gelder die nach Südamerika, Asien oder Afrika überwiesen werden, können sogar bis zu 20 Tagen dauern. Ein weiterer Vorteil ist auch, dass die Kosten einer SEPA-Überweisung nicht teurer sein dürfen also die einer Inlandsüberweisung.
Im unten stehenden Muster findet ihr ein Beispiel, wie alte und neue Zahlungsdaten auf dem Briefpapier abgebildet werden können und wie er ganz allgemein nach DIN-Norm 5008 erstellt werden sollte.
Für den Druck eines Briefbogens bietet sich ein wiederbeschreibbares Papier an, welches für Drucker und Kopierer gleichermaßen geeignet ist. Eine Grammatur von 80 bis 90 g/m² ist hier empfehlenswert. Vor allem, wenn weitere Papierbögen mit versandt werden sollen.