Tutorial: Gestalte einen professionellen Werbebrief

Dauer: ca. 1 Stunde mit allen Vorarbeiten
Version: Indesign und Illustrator ab CS4; Excel oder OpenOffice

Bevor es richtig losgehen kann, benötigt ihr zum Gestalten des Mailings zwei kostenlose Schriften. Zum einen die serifenlose Aller für den Fließtext und zum anderen die serifenbetonte Merriweather für die Überschriften und den Hinweistext. Die Schrift welche ich für die Signatur verwendet habe ist für die Durchführung des Tutorials nicht notwendig, da sie nur als Platzhalter eingesetzt wurde. Wer dennoch Interesse hat: Es handelt sich um die Alex Brush und diese ist ebenfalls bei Fontsquirrel erhältlich.

Des weiteren benötigt ihr noch zwei Icons, erhältlich bei flaticon. Diese Webseite ist besonders für alle Liebhaber des Flat Designs zu empfehlen. Sie bietet eine schier unerschöpfliche Auswahl an Symbolen und Icons im bekannten „flachen“ Design. Der größte Vorteil, meiner Meinung nach, ist das Downloaden der Vektor-Daten (hier SVG-Format) somit könnt ihr die Icons beliebig modifizieren.

An die Arbeit! Über die Datenzusammenführung in Indesign hat Thomas vor Kurzem einen sehr informativen Artikel verfasst. Ich möchte das Thema hier nur kurz anreißen. Ihr benötigt für das Erstellen eines Werbebriefes natürlich Adressen von potenziellen Kunden. Im Falle des Werkstatt-Mailings wird auf die Kundendatenbank des Autohauses zugegriffen. Dort sind üblicherweise die Adressen zur Rechnungsstellung hinterlegt. Falls die Kunden sich nicht gegen eine Verwendung ihrer Adressdaten zu Werbezwecken ausgesprochen haben, könnt ihr die Daten verwenden, um euren Werbebrief zu versenden.

Erstellt in Excel oder jedem beliebigen Tabellenkalkulationsprogramm eine neue Tabelle und fügt eure Adressen untereinander ein. Ich habe lediglich zwei Adressen als Beispiele verwendet, um euch die Methode zu erläutern. Ihr könnt so viele Adressen einfügen wie ihr möchtet – Indesign ist für diesen Fall bestens gewappnet. Speichert euer Adressdokument als CSV-Datei. Beim Speichern bekommt ihr noch ein Dialogfeld aufgezeigt, welches euch nach Trennzeichen fragt. Belasst die Standardeinstellungen darauf, dass Felder durch Kommas getrennt werden.

Noch ein Wort zur Konzeption: Im nächsten Screenshot seht ihr eine Vorschau des Werbebriefes mit eingezeichneter Blickführung. Ihr lenkt immer den Blick des Betrachters mit den Gestaltungselementen, die ihr auswählt. Man sollte sich vorab einmal kurz die Zeit nehmen und die Blickführung kritisch hinterfragen. Hier fällt sofort das oben rechts positionierte Logo auf. Der Blick geht über das Symbol der Lupe über die passend gewählte Headline. Danach wird der farbig hinterlegte Teaser wahrgenommen. Wenn der Leser soweit fortgeschritten ist, habt ihr sein Interesse geweckt. Erst dann wird die Unterschrift, Absenderadresse und die eigene Adresse kontrolliert. Ganz am Schluss fängt der Leser an den Fließtext zu studieren.

Erstellt in Indesign ein neues Dokument im Format DIN A4 und legt die Ränder auf umlaufend 10 mm fest. Stellt 5 Spalten mit je 4 mm Abstand ein und der Beschnitt beträgt umlaufend 3 mm. Nun legt ihr über die Menüpalette Farbfelder (F5) die benötigten Farben an. Für dieses Tutorial erstellt ihr 60% Schwarz, Hellblau und Dunkelrot.

• Dunkelrot: C=18 M=100 Y=90 K=8
• Hellblau: C=70 M=16
• Schwarz: K=100 (ist schon vorhanden)
• Schwarz: K=60

Beginnt nun die Falz- und Lochmarken zu setzen. Sie helfen später dabei die Werbebriefe versandfertig zu machen. Das ist besonders wichtig, wenn ihr nur eine kleine Auflage drucken wollt und sie selbst falzt. Laut DIN-Norm 5008 werden die Falzmarken bei 105 mm und 210 mm am linken Rand des Dokuments platziert. Die Lochmarke halbiert das Dokument in der Höhe und liegt bei 148,5 mm. Die Breite und Dicke der Marken kann variieren und unterliegt keinen besonderen Richtlinien.

Im unteren Bereich folgen üblicherweise die Geschäftsangaben, wie Anschrift und Telefonnummer. Der Abstand zum linken Rand sollte 25 mm und zum rechten 20 mm betragen. Hierfür verwendet ihr die Schrift Aller in der Größe 10 pt mit einem Zeilenabstand von 12 pt. Die erste Zeile bekommt als Farbe das Hellblau und der Rest wird in Schwarz 60% eingefärbt. Es reicht aus, wenn ihr das erste Textfeld nach euren Wünschen formatiert. Die restlichen Spalten lassen sich ganz einfach duplizieren. Mit dem Auswahlwerkzeug (V) und gedrückten Shift- und Alt-Tasten könnt ihr ganz einfach und komfortabel den Textrahmen an eine neue Position ziehen und erhaltet so eine exakte Kopie.

Die Rücksendeadresse wird im oberen Bereich der Seite platziert. Als Schrift verwendet ihr ebenfalls die Aller-Regular in der Größe 8 pt. Besonderheit hier ist der Abstand zum oberen Rand im Textfeld. Ich habe hier die Textrahmenoptionen auf 2 mm gesetzt, um später ein wenig mehr Abstand zum Fensterrand des Briefumschlages zu haben.

Nun kommen wir zur Datenzusammenführung der Adressen. Erstellt unterhalb der Absenderinformationen einen neuen Textrahmen und klickt mit dem Textwerkzeug hinein. Jetzt könnt ihr schon die Textformatierung vornehmen. Unter Fenster / Hilfsprogramme / Datenzusammenführung findet ihr oben rechts ein Kontextmenü. Klappt es auf und wählt eure zuvor erstellte CSV-Datei mit den Adressen als Datenquelle aus. Im Fenster für die Datenzusammenführung sind nun alle Spaltennamen der Adress-Datei aufgeführt.

Zieht jedes einzelne Feld in den Textrahmen an die gewünschte Position. Fügt ein Leerzeichen zwischen die Adressfelder, z.B. bei PLZ und Ort, wenn nötig. Um eure Arbeit zu kontrollieren könnt ihr im Bedienfeld-Fenster unten links eine Vorschau ein- und ausblenden.

Zur optischen Trennung setzt ihr auf Höhe der ersten Falzmarken eine etwa 3 pt große Linie in 20% hellblau.

Unter der Linie zieht ihr einen Textrahmen auf, der über den gesamten Satzspiegel reicht. Fügt eure Headline als Blickfang ein. Ich habe die Schrift Merriweather-Regular in der Größe 32,66 pt gewählt. Die Größe kann je nach Zeichenanzahl variieren. Wichtig ist nur, dass die Schrift über die gesamte Seitenbreite verläuft.

Über 3 der 5 Spalten wird ein Textrahmen aufgezogen, der für den Fließtext bestimmt ist. Beschreibt hier in maximal 200 Wörtern das Angebot welches ihr bewerben wollt. Ich habe in meinem Beispiel Blindtext eingefügt. Diese Funktion bringt InDesign schon unter Schrift / Mit Platzhaltertext füllen mit. Es gibt aber auch einen Blindtextgenerator, der viele interessante Varianten bereit hält. Probiert ihn doch gleich einmal aus.

Über die übrigen 2 Spalten zieht ihr ebenfalls einen Textrahmen auf. Dieser sollte ungefähr die Höhe eures Fließtextes haben um die Textbereiche optisch zusammengehörig zu gestalten. Der Textrahmen wird mit 20% hellblau hinterlegt und bekommt unter den Textrahmenoptionen einen oberen Rand von 21,5 mm.

Für die hier verwendete Headline des Angebots lohnt es sich, ein Absatzformat namens „Angebot“ zu erzeugen. Als Schrift stellt ihr Merriweather-Regular in dunkelrot mit einer Größe von 26 pt ein. Im Absatzformat wählt ihr zusätzlich noch die Absatzlinien aus. Erstellt eine Linie darüber in der Größe 1 pt mit einem Versatz von 8 mm. Als Farbe legt ihr 50% hellblau fest. Darunter wird ein wenig Text mit den Formatierungen des Fließtextes angelegt. Der Preis wird wieder mit dem Absatzformat „Angebot“ formatiert.

Öffnet das zuvor heruntergeladene Icon der Zahnräder (Flaticon 20937) in Adobe Illustrator. Mit dem Auswahlwerkzeug (V) markiert ihr das komplette Objekt und kopiert es mit Strg + C in die Zwischenablage. Geht zurück zu eurem Mailing-Dokument und fügt das Icon ein. Nun habt ihr die Vektorpfade direkt in InDesign zur Verfügung und könnt sie noch in 50% hellblau einfärben.

In diesem Schritt fügt ihr euer gewünschtes Logo ein. Das Signet im Tutorial dient nur als Platzhalter und ist leider aus urheberrechtlichen Gründen nicht im Download enthalten. Des Weiteren könnt ihr als personalisiertes Element unter den Fließtext noch eine eingescannte Unterschrift setzen. Alternativ dazu wählt ihr die Schrift Alex Brush und tippt den Namen des Absenders ein.

Optional habt ihr die Möglichkeit, mit diesem Werbebrief gleich noch die Informationen für die Umstellung auf das SEPA-Verfahren zu transportieren. Fügt unter die Angebots-Box einen Hinweistext ein, der die IBAN und BIC des Mailing-Absenders enthält.

Irgendetwas fehlt noch? Ein ansprechender Blickfang, der die Kernaussage des Mailings bildhaft unterstützt. Ideal für dieses Mailing wäre ein Bild von einem Werkstattmeister oder Autohändler. Ihr könnt entsprechende Bilder kostengünstig bei den einschlägigen Stockfoto-Agenturen wie zum Beispiel fotolia herunterladen. Ich habe hier das zweite Symbol von flaticon verwendet. Öffnet die SVG-Datei in Illustrator und wählt das komplette Objekt aus. Ich möchte die Lupe gern farbig vom Automobil abheben, deswegen müssen die Objekte getrennt werden. Rechte Maustaste / Zusammengesetzter Pfad zurückwandeln.

Nun wählt ihr das Auto und die Lupe einzeln über die Ebenenpalette aus und platziert sie via kopieren und einfügen in das InDesign-Dokument. Die Lupe bekommt 20% hellblau und das Auto 50%.

Zu guter Letzt generiert ihr nun über Datenzusammenführung / Zusammengeführtes Dokument erstellen ein PDF mit all euren Adress-Sätzen.

Es empfiehlt sich, aus meiner Erfahrung, das Mailing bei hoher Auflage im Offsetdruck und bei kleiner Auflage im Digitaldruck als Briefpapier ohne Adressdaten vordrucken zu lassen. Das hat den entscheidenden Vorteil, dass die Farben brillanter als auf dem heimischen Tintenstrahldrucker sind. Weiterhin sorgt die Druckerei dafür, dass alle gedruckten Exemplare konstant gleichfarbig und frei von Farbschwankungen sind. Für den Druck eines Briefbogens bietet sich ein wiederbeschreibbares Papier an, welches für Drucker und Kopierer gleichermaßen geeignet ist. Eine Grammatur von 80 g/m² bis 90 g/m² ist hier empfehlenswert. Vor allem, wenn weitere Papierbögen mit versendet werden sollen. Es müssen dann lediglich im Büro die Adressen eingedruckt werden. Dies lässt sich komfortabel mit der Ebenen-Palette in InDesign durch ein- und ausblenden der Ebenen erledigen.

Ein hochwertig produzierter Werbebrief in modernem Design bietet euch eine hervorragende Möglichkeit, ein Unternehmen professionell und sympathisch zu präsentieren!

Hier könnt ihr euch, wie immer gern, eine Vorlage für diesen gestalteten Werbebrief kostenlos herunterladen.