Ein gelungener Messeauftritt will im Vorfeld sorgfältig geplant werden. Der Zeitaufwand sowie das zur Verfügung stehende Budget müssen kalkuliert werden, die verschiedenen Abteilungen und das Personal müssen rechtzeitig involviert werden und die vorzustellenden Produkte sowie der Werbebedarf sollten sorgfältig bestimmt werden. All dies wird schnell zu einer Herausforderung und so ergeben sich bereits lange vor dem Messestart zahlreiche Fragen, die sorgfältig durchdacht werden sollten.
Fragestellungen bei der Messeplanung
- Welche konkret formulierten Ziele sollen mit der Messe erreicht werden? Formuliert messbare Größen, anhand derer ihr dann den Erfolg von eurem Messeauftritt verifizieren könnt.
- Wie könnt ihr Bestandskunden und mögliche Neukunden gezielt über eure Präsenz bei der Messe informieren und sie dann zielführend an euren Messestand lotsen?
- Wann müsst ihr mit eurer Planung beginnen, um ausreichend Zeit für die Planung und Umsetzung zu haben? Welche Personalressourcen sollen für die Messe gebunden werden und welches Budget habt ihr zur Verfügung?
- Welche Produkte sollen konkret vorgestellt werden? Welche Produktneuheiten müssen besonders in den Fokus rücken und wie vermeidet ihr einen völlig überfüllten Messestand?
- Wie kann die Messe im B2B-Bereich zur Neukundengewinnung effektiv genutzt werden?
- Wie soll die Messeausstattung umgesetzt werden?
Konkrete Messeziele formulieren
Das oberste Ziel der meisten Unternehmen für die Teilnahme an einer Messe besteht natürlich darin, die Vertriebsziele zu erreichen und möglichst viele Vertragsabschlüsse zu den für die Firma günstigsten Konditionen zu erzielen. Bei den Leads können am ehesten konkrete Zahlenvorgaben gemacht werden, anhand derer dann im Nachgang der Erfolg der Messe verifiziert werden kann. Aber auch andere Ziele sollten bei allem verständlichen Streben nach monetärem Erfolg nicht zu sehr in den Hintergrund rücken. Allen voran stehen da die nachfolgend aufgezählten übergeordneten Beteiligungsziele des Ausstellers: Ihr könnt auf einer Messe neue Marktnischen entdecken, eure Konkurrenzfähigkeit anhand eurer Mitbewerber überprüfen und euch somit auch ein Bild über die Lage in eurer Branche machen, ihr könnt neue Exportchancen erkunden und darüber hinaus neue Entwicklungstrends ausmachen.
Neben den übergeordneten Beteiligungszielen gibt es zudem noch Kommunikationsziele, also der Ausbau der persönlichen Kontakte sowie die Steigerung des Bekanntheitsgrades des Unternehmens. Dabei ist es ganz wichtig, gleich im Anschluss an die Messe die neu gewonnenen Kontakte zu aktivieren und zu pflegen, denn sonst gerät ein gutes Gespräch auf der Messe schnell wieder in Vergessenheit und kann dann nur sehr schwer in einen Vertriebserfolg umgemünzt werden. Aber auch Distributionsziele, wie ein Ausbau beim Vertriebsnetz, oder Produktziele, wie das Testen des Sortimentes und neuer Produkte am Markt, lassen sich auf einer Messe gut verwirklichen.
Messeankündigung analog und digital
Sowohl für die Entscheider, als auch für normal interessierte Messebesucher ist das Internet eine wichtige Informationsquelle. Dort sollte euer Messeauftritt auf jeden Fall beworben werden. Aber auch die analoge, klassische Einladung über ein Anschreiben, einen Flyer und eine Einladungskarte ist immer noch Teil des cross-medialen Einladungskonzeptes. Gerade die direkte Ansprache der Bestandskunden oder aber auch möglicher Neukunden via Post und E-Mail schafft eine gute persönliche Basis und ist im Hinblick auf die Effizienz, die angesprochenen Entscheider zum einem Messebesuch und zum Besuch an eurem Stand zu bewegen, immer noch ganz weit vorne.
Eine wichtige Informationsquelle für eure Kunden sollte aber auch eure Firmenhomepage sein, auf der ihr am besten für euren Stand auf der Messe trommeln könnt. Dafür legt ihr im Idealfall gleich für die jeweilige Messe eine eigene Landingpage an, auf welcher interessierte Besucher alle wichtigen Infos sowie einen Link zur Veranstalterhomepage finden können. Wichtig ist aber natürlich auch, dass ihr eure Kunden via Instagram, Facebook, Twitter und Co. über euren Messeauftritt informiert.
Keine Funkstille nach der Messe
Eines der wichtigsten Ziele eines Messeauftrittes ist es, Neukunden für sich zu gewinnen und dann aus den neuen Kontakten auch die entsprechenden Leads zu generieren. Doch viele Fachbesucher beklagen, dass sie nach dem Messebesuch und einem konkreten Messegespräch entweder nie wieder etwas vom Austeller hören oder dann eben, wenn eine Kommunikation doch stattfindet, damit unzufrieden sind. Die neu gewonnenen Kontakte sollten gleich nach der Messe gesammelt, nach ihrem Potential eingestuft und dann aktiv mit persönlichen Angeboten, Infomailings und Newslettern versorgt werden, um die Kundenbindung zu erhöhen.
Kosten planen und eine Timeline festlegen
Wenn es sich um eine der wichtigsten Leistungsschauen der Branche handelt, so solltet ihr frühzeitig euren Stand beim Messeveranstalter buchen. Doch bevor ihr bucht, solltet ihr euch zumindest grob im Klaren darüber sein, welche Größe euer Messestand in etwa haben sollte, welche Art (Reihen-, Kopf-, Eck- oder Blockstand) er hat und wo der Stand in der Halle angesiedelt sein sollte. Denn all diese Fragen werden schon meist bei der Anmeldung erfragt und da ist es durchaus von Vorteil, wenn ihr entsprechende Überlegungen bereits angestellt habt.
Um einen genauen Budgetplan für euren Messeauftritt zu erstellen, müsst ihr viele verschiedene Positionen berücksichtigen:
- Was sollen die Gestaltung und der Bau des Messestandes kosten? Wie viel müsst ihr für die Miete oder den Kauf des Messestands und der zugehörigen Messeausstattung einplanen? Welche Produkte müssen für den Messeauftritt neu beschafft werden?
- Personal- und Reisekosten (Hotel, Kosten für externes Messepersonal, Kosten für einen Sicherheitsdienst, Fahrten zwischen Hotel und Messe usw.)
- Welche Kosten sollten für Verpflegung und Getränke für die Messebesucher und das Standpersonal eingeplant werden?
- Was möchtet ihr für den Messebedarf, also Kommunikationsartikel, Werbebedarf, Streuartikel usw. ausgeben?
- Transportkosten für den Messestand und eventuell nach der Messe anfallende Entsorgungskosten für den Stand
- Kosten für ein Abendessen im Restaurant mit euren treuen Bestandskunden oder eine Party am Stand
- Standgebühren und Betriebskosten (Strom, Wasser, Entsorgungsgebühren)
- Schulungskosten für das Messepersonal
Werbemittel effektiv einsetzen
Neben Messebedarf und Messeausstattung gehören auch Werbemittel einfach zu jeder Messe mit dazu. Dank der bedruckbaren Werbeartikel von SAXOPRINT bleibt ihr auch nach eurem Messeauftritt im Gedächtnis eurer Kunden. Dennoch sollte der potenzielle Neukunde nicht von vornherein mit unzähligen Giveaways überschüttet werden, denn auch hier gilt: Den Kunden analysieren und dann auf den Gegenüber zugeschnittene Werbemittel verteilen. Wenn ihr zum Beispiel seht, dass euer potenzieller Kunde bereits mehrere Prospekte lose auf dem Arm hat, dann könntet ihr zum Beispiel eure kreativ bedruckten Transportbeutel oder Tragetaschen anbieten. Wenn es am Messetag regnen sollte, erfreuen sich eure Kunden und Gäste wahrscheinlich über einen bedruckten Regenschirm. Selbstverständlich könnt ihr euren Besuchern auch Schlüsselbänder, Süßigkeiten oder Kugelschreiber mit auf den Weg geben. Diese und viele weitere Produkte und Utensilien für die Gestaltung eures Messeauftrittes findet ihr natürlich bei SAXOPRINT.