Selbstorganisation

Den Überblick über offene Anfragen und Aufgaben zu verlieren, ist ein Problem, dem sich Berufstätige immer wieder ausgesetzt fühlen. Muss Versäumtes innerhalb kurzer Zeit aufgearbeitet werden, bedeutet das in erster Linie Stress. Die Konzentration leidet und mit ihr die Arbeitsleistung. Folglich liefert ein Mitarbeiter nicht die Ergebnisse ab, zu denen er oder sie in der Lage gewesen wäre. Selbstorganisation hilft also dabei, das eigene Leistungsvermögen abzurufen.

Wer organisiert und strukturiert arbeitet, erzielt gute Ergebnisse. Das Prinzip der Selbstorganisation hat aber noch weitere Vorteile:

• Zeitersparnis: Ziele werden schneller erreicht, ggf. bleibt Zeit für neue Herausforderungen oder mehr Freizeit.
• Weniger Stress: Ziele lassen sich entspannt und mit der nötigen Ruhe umsetzen. Arbeitnehmer behalten einen klaren Kopf und können eventuelle Probleme oder Perspektiven erkennen.
• Zielerreichung: Insbesondere bei variablen Gehaltsmodellen ist es für Arbeitnehmer entscheidend, gesetzte Ziele zu erreichen.
• Erfolg: Erfolgserlebnisse geben Arbeitnehmern Auftrieb und Motivation.

Während das Zeitmanagement sich intensiv mit der Planung und Durchführung von Aufgaben befasst, setzt das Prinzip der Selbstorganisation näher am Menschen an. Es geht nicht darum, was wann und wie getan werden muss, sondern wer es tut. Vielen Arbeitnehmern fällt es leicht, ihre Aufgaben anhand einer Liste oder Matrix zu formulieren und zu organisieren, sie scheitern jedoch an der konkreten Umsetzung.

4.1 Schriftlichkeit

Was simpel klingt, erzeugt oft eine große Wirkung. Das Aufschreiben von Aufgaben schafft Freiraum im Kopf. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer müssen nicht mehr an die Deadline denken und können sich voll auf die Erfüllung von Aufgaben konzentrieren. Außerdem stellen sie sicher, nichts zu vergessen.

4.2 Regelmäßigkeit

Regelmäßigkeit kann auf zweierlei Arten bei der Bewältigung anliegender Aufgaben helfen: Einerseits sollten die Prinzipien zur Selbstorganisation wie das Niederschreiben von Deadlines regelmäßig angewandt werden. Andererseits trägt sie dazu bei, bestimmte Aufgaben immer zu bestimmten Zeiten zu erledigen und dadurch eine Routine zu schaffen.

4.3 Einfachheit

Einfachheit ist ein wesentliches Element der Selbstorganisation. Eine effizientere Planung sollte zunächst mit einfachen Schritten beginnen und nach und nach ausgeweitet werden. Alles andere kann für eine Überforderung sorgen, die in einer noch unstrukturierteren Arbeitsweise resultiert.

4.4 Kontinuität

Ist die Entscheidung zur optimierten Selbstorganisation gefallen, erweist sich Durchhaltevermögen als extrem wichtig. Eine Eingewöhnungsphase muss eingeplant, eventuelle Rückschläge bewältigt werden. Persönliche Präferenzen haben eine unterstützende Wirkung: Wer sich seine Aufgaben auf Papier seiner Lieblingsfarbe notiert, sorgt beispielsweise direkt und einfach für ein positives Erlebnis.

4.5 Konzentration

Nur wer es schafft, sich auf seine Arbeit zu konzentrieren, wird geforderte Ergebnisse erzielen und die eigene Selbstorganisation verbessern. Daher sollten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sich ein Umfeld schaffen, welches Konzentrationsphasen ermöglicht. Es kann hilfreich sein, das Handy auszuschalten, Musik zu hören, sich in einen leeren Besprechungsraum zu setzen oder die Kollegen für kurze Zeit um Ruhe zu bitten.

Zeit spielt bei der Erledigung von Aufgaben und der Selbstorganisation eine wesentliche Rolle: Wer viel Zeit für die Erledigung einer simplen Task hat, wird diese unter Umständen auch brauchen. Warum? Sobald sich ein Arbeitnehmer in „zeitlicher Sicherheit“ fühlt, widmet er sich anderen Dingen. Je näher die Deadline rückt, umso größer wird der Stress. Was hätte längst erledigt sein können, muss nun auf die Schnelle gemacht werden ‒ mit oft zweifelhaftem Resultat. Wer sich selbst und seine Arbeitsläufe gekonnt organisieren möchte, legt daher am besten schon zu Beginn einer neuen Aufgabe fest, wie viel Zeit er oder sie dafür veranschlagt und wann die Umsetzung erfolgen soll. Kalendereinträge oder Erinnerungen können dabei helfen, die Aufgaben zur gewünschten Zeit zu erledigen und Zeit für neue Herausforderungen zu schaffen.

http://karrierebibel.de/selbstorganisation/

http://www.zeitzuleben.de/5-prinzipien-der-selbstorganisation/