Anforderungen und Chancen
Globalisierte Geschäftsprozesse mit weltweit agierenden Kunden und Zulieferern erfordern heutzutage schnelle und zuverlässige Kommunikationswege. Für eine effektive Zusammenarbeit des Teams, das häufig standortübergreifend zusammengesetzt ist, müssen die Mitarbeiter untereinander zuverlässig Informationen austauschen. So können Sie in entscheidenden Situationen schnell reagieren und vertriebliche Chancen nutzen. Kunden erwarten kurze Reaktions-, Bearbeitungs- und Produktionszeiten. Die Märkte zeichnen sich mittlerweile durch eine deutlich höhere Dynamik aus als noch vor wenigen Jahren. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sind daher für Unternehmen unerlässlich.
Im Zuge der Digitalisierung werden die IT-Abteilungen vieler Unternehmen vor die Aufgabe gestellt, Kommunikation völlig neu zu organisieren und notwendige Veränderungen gegen die Widerstände der Mitarbeiter zu implementieren. Berücksichtigen Sie bei der Neuordnung den Trend zu flexiblen Arbeitszeitmodellen, die mittlerweile zahlreiche Unternehmen akzeptieren und eingeführt haben. In vielen Bereichen werden Festanstellungen reduziert und Projekte verstärkt von freien Mitarbeitern und Dienstleistern übernommen. Bei der Standardisierung von Arbeitsprozessen sollten Sie Mitarbeitern abwechslungsreiche Tätigkeiten anbieten, um die gestiegenen Erwartungen an eine Arbeitsstelle zu erfüllen.
Informationsverarbeitung kann nicht unabhängig von Unternehmensstrukturen betrachtet werden. Besonders in kleinen und mittelständischen Unternehmen sind daher strukturelle Änderungen der Organisationsformen nötig. Die Methoden des Prozessmanagements, die ursprünglich für große Unternehmen entwickelt wurden, werden deshalb auch für KMUs zunehmend interessant und an deren Bedürfnisse angepasst.
Herausforderungen bei der Implementierung
Gerade der Mittelstand hat einen hohen IT-Nachholbedarf, sowohl personell als auch hinsichtlich der genutzten Infrastruktur. Weitere Herausforderungen liegen darin, den Kapitalbedarf für Investitionen aufzubringen und das Informationsmanagement zu bewältigen. Die Kompatibilität und Standardisierung von Schnittstellen muss berücksichtigt werden, um den Datenaustausch zwischen einer Vielzahl von Systemen zu ermöglichen. Eine Erneuerung der IT-Infrastruktur lässt sich noch vergleichsweise einfach durchführen. Probleme und Widerstände treten vor allem bei der Integration der Technologien sowie der Umstrukturierung und Neugestaltung von Arbeitsabläufen auf.
Veränderungen rufen bei vielen Mitarbeitern Unsicherheit und Ängste hervor. Nehmen Sie Ihren Mitarbeitern diese Ängste, indem Sie sie von der Notwendigkeit und den daraus resultierenden Verbesserungen überzeugen. Planen Sie frühzeitig Workshops, zum Beispiel für die Einführung eines neuen Systems, und laden Sie Ihre Mitarbeiter dazu ein.
Die Umstellung von einer vertikalen zu einer horizontalen Perspektive erfordert die Bereitschaft der Mitarbeiter zum Umdenken. In der Implementierungsphase entstehen Kosten für Schulungen und Teambildungsmaßnahmen. Im Tagesgeschäft müssen die einzelnen Prozesse darüber hinaus ständig koordiniert und optimiert werden. Für eine erfolgreiche Einführung prozessorientierter Arbeitsabläufe ist es daher entscheidend, alle Mitarbeiter von den Vorteilen zu überzeugen und zu motivieren.
Die Digitalisierung bietet durch die Öffnung globaler Arbeitsmärkte neue Chancen. Auch wenn dadurch gerade der Mittelstand finanzielle Herausforderungen meistern muss, sind diese Schritte für eine langfristige Wettbewerbsfähigkeit vonnöten.
Was bedeutet „prozessorientiert arbeiten“?
Prozessorientiertes Arbeiten zielt auf eine Steigerung der organisatorischen Effizienz und Flexibilität ab und nimmt eine kundenorientierte Sichtweise der Wertschöpfung ein. Alle betrieblichen Abläufe und Ressourcen werden aufeinander abgestimmt, um den Erfolg eines Unternehmens zu erhöhen. Funktionsübergreifende Prozesse organisieren die Abläufe im Unternehmen zwischen Lieferanten und Kunden. Die weitgehend autonomen Prozesseinheiten sollen die Kundenbedürfnisse dabei möglichst effizient erfüllen. Die Optimierung dieser Geschäftsprozesse führt zu Wettbewerbsvorteilen. Gerade bei den immer wieder auftretenden Routinevorgängen erschließt die Prozessmodellierung große Optimierungspotenziale. Das prozessorientierte Betrachten der Unternehmensstrukturen hilft, in größeren Zusammenhängen zu denken und Prozesse über Ressortgrenzen oder sogar Unternehmensgrenzen hinweg entsprechend zu definieren. Die Gefahr der Abteilungen, blind für Neuerungen zu werden und Insellösungen zu schaffen, die dem Wohl der Gesamtorganisation widersprechen, wird minimiert.
Wie wird prozessorientiertes Arbeiten im Unternehmen eingeführt?
Am Anfang steht die Analyse bestehender Geschäftsprozesse und die Definition von Zielen, beispielsweise eine größere Prozesstransparenz. Die Unternehmen identifizieren einzelne Prozesse, die voneinander abgegrenzt und hinsichtlich ihrer Bedeutung für das Unternehmen optimiert werden. Die Einteilung kann aufgrund von Kernkompetenzen erfolgen: Kreationskompetenzen umfassen beispielsweise das Erstellen von Marktanalysen und die Definition von Leistungsangeboten. Unter Realisationskompetenzen fallen die Umsetzung von Marktanforderungen in Leistungen, Fertigung und Distribution. Zu den Transaktionskompetenzen gehören etwa die Schaffung eines Absatzmarkts und die Abwicklung von Aufträgen.
Anschließend werden die wichtigsten Prozesse einem verantwortlichen Manager übertragen, der die Erfolgs- und Messgrößen festlegt, Prozessdaten erhebt und dokumentiert. In regelmäßigen Sitzungen auf Teamebene werden die Prozesse an das Tagesgeschäft angepasst und kontinuierlich verbessert. Regelmäßige Sitzungen des Modellierungsteams können Schwachstellen identifizieren und Verbesserungen können besprochen werden. Je nachdem, wie die Rahmenbedingungen eines Unternehmens sind, kann eine Kombination aus Prozess- und funktionaler Spezialisierung sinnvoll sein.
Tipps und Tricks
Um Zeit und Kosten bei der Einrichtung einer prozessorientierten Arbeitsweise zu sparen, sollten Sie vorab möglichst viele der notwendigen Arbeiten an Ihre Mitarbeiter abgeben. Damit minimieren Sie den Einsatz kostspieliger externer Berater. Überzeugen Sie unbedingt sowohl das Management als auch die Mitarbeiter der beteiligten Fachabteilungen. Es lohnt sich, zu Beginn der Prozessumstellung in gut vorbereitete Workshops zu investieren. Den Mitarbeitern sollten Sie dabei so wenig Zeit wie möglich abverlangen. Dazu integrieren Sie die notwendigen Projektarbeiten ins Tagesgeschäft, beispielsweise das Sammeln von Prozessinformationen oder die Analyse von Schwachstellen. Die Analyse und Dokumentation der betrieblichen Prozesse bieten Ihnen darüber hinaus eine gute Grundlage für die Einführung eines Wissensmanagementsystems.
Fazit
Die Umbrüche und Entwicklungen der Beschaffungs- und Absatzmärkte vieler Branchen bringen funktionsorientierte Organisationsformen an ihre Grenzen. Diese werden zunehmend durch prozessorientierte, modulare oder vernetzte Organisationsformen ersetzt. Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen kann damit eine Steigerung der Effizienz und Flexibilität erreicht werden. Ein Innovationsbedarf der IT-Infrastruktur ist oft erforderlich, damit Kommunikation und die Integration von Daten zwischen Lieferanten und Kunden gelingen. Kommunikationsmittel, IT-Systeme und Arbeitsabläufe können mit einem prozessorientierten Ansatz systematisch an neue Chancen und Herausforderungen der digitalen Welt angepasst werden.