Anhand des folgenden Beispiels zeige ich euch auf, was es bei der Gestaltung eines Geschäftsbriefes zu beachten gilt. Erfahrt, wie die Umsetzung mit Hilfe von InDesign funktioniert und welche wichtigen Maßangaben hierbei einzuhalten sind. Ich halte mich bei den Abmessungen und Positionen der Felder für die Geschäftsbrief-Gestaltung an die DIN 5008, welche in diesem Blogbeitrag schon einmal ausführlich beleuchtet wurde. Dort könnt ihr noch einmal genau nachlesen, wie ihr die Anrede gestalten sollt, wo ihr das Adressfeld positioniert usw. – im Grunde alles, was für ein DIN-Norm-konformes Geschäftsbrief-Design wichtig ist. Da ich selbst Brillenträger bin, habe ich mich bei diesem Geschäftsbrief-Beispiel kurzerhand für einen fiktiven Optiker entschieden. Ihr könnt dieses Design so oder etwas abgewandelt auch mit wenig Aufwand ganz individuell auf andere Branchen anwenden. Das Design habe ich bewusst klar und einfach gehalten, frei nach dem Motto:
Step 1
Zunächst einmal solltet ihr euch auf unserer Homepage eine Druckvorlage im DIN A4 Hochformat herunterladen. Dann legt ihr euch mit dem Rechteck-Werkzeug (M) die sechs wichtigsten Felder (keine Flächenfarbe / keine Konturfarbe) an, in die später die Informationen eingefügt werden sollen. Die Abmessungen und Positionen findet ihr auch alle in Romys Artikel. Um alle Felder an die richtigen Positionen schieben zu können, nutzt ihr am besten die Eingabefelder oben in der Steuerungsleiste von InDesign. Den Ursprung der Positionierung legt ihr oben links beim Bezugspunkt fest, den ihr natürlich auch auf oben links setzt. Wenn ihr diese leere Vorlage für eure Projekte herunterladen wollt, dann findet ihr diese im Downloadpaket ganz am Ende dieses Tutorials.
Step 2
Damit es die Empfänger von eurem Geschäftsbrief später auch einfacher haben, den Brief zu lochen oder zu falten, solltet ihr schon zwei Falzmarken und eine Lochmarke einfügen. Die Positionen für die Marken findet ihr ebenfalls im Artikel zur DIN 5008. Mit dem Linienzeichner-Werkzeug (<) und gedrückt gehaltener Umschalt-Taste zieht ihr euch nun drei 7 mm lange, horizontale Linien auf. Die Linie für die Falzmarken führt ihr dabei gepunktet aus. Anschließend gruppiert ihr alle drei Linien mit Strg+G.
Step 3
Ihr habt nun schon die wichtigsten Vorbereitungsschritte abgearbeitet und könnt jetzt mit dem Befüllen der Felder mit Text beginnen. Dazu wendet ihr das Text-Werkzeug (T) an. Um nicht jedes Mal umständlich über das Textfeld die Eigenschaften eures Textes ändern zu müssen, werdet ihr Schriftgröße, Schriftfarbe etc. mit Hilfe der Absatzformate einstellen. Das hat den Vorteil, dass ihr mit einer Veränderung eines Absatzformates automatisch die Eigenschaften aller Textfelder, die ihr diesem Absatzformat zugewiesen habt, ändern könnt. Klar, ihr könnt alle Einstellungen auch oben in der Steuerungsleiste einstellen, aber dann müsst ihr sie für jedes Textfeld erneut anpassen. Am Anfang braucht man mit Absatzformaten vielleicht etwas länger, aber wenn jedes neue Format auf einem schon Bestehenden aufbaut, geht es am Ende einfach immer schneller. Ihr legt euch nun also im Fenster Absatzformate ein neues Absatzformat an und nehmt dort hauptsächlich in den Registerkarten Grundlegende Zeichenformate, Erweiterte Zeichenformate und Zeichenfarbe alle grundlegenden Einstellungen vor.
Step 4
So füllt ihr nun auch das Informations- und das Empfängerfeld mit Text.
Step 5
Den Informationsblock auf der rechten Seite teilt ihr nun in zwei Spalten ein. Dazu schreibt ihr euren Text in den Infoblock und legt dann dafür ein neues Absatzformat an, das auf dem Format Absender aufbaut. Unter Spaltenspanne könnt ihr jetzt das Absatzlayout Unterteilte Spalte auswählen. Die Spaltenzahl setzt ihr auf 2 und mit dem Innenabstand regelt ihr den Abstand zwischen den beiden Spalten. Wenn ihr den Innenabstand minimiert und dafür dann den Außenabstand maximiert, rücken eure beiden Spalten eng zusammen. Wollt ihr dies nicht, so belasst ihr beim Außenabstand alles so, wie es schon voreingestellt ist und vergrößert nur den Innenabstand.
Step 6
Dann macht ihr euch an das Erstellen der Betreffzeile. Bevor ihr euren Text mit dem Text-Werkzeug (T) in ein Textfeld schreibt, legt ihr im Fenster Farbfelder in einem neuen Farbfeld noch die Textfarbe fest, die ihr gleich anwenden wollt. Ihr geht dafür oben rechts im Bedienfeldmenü auf Neues Farbfeld und sucht euch beim Farbmodus die Farbbibliothek PANTONE® solid uncoated heraus. Dort wählt ihr eine Sonderfarbe eurer Wahl aus. Ich habe mich für PANTONE® 639 U entschieden. In einem neuen Absatzformat könnt ihr diese Farbe dann als Zeichenfarbe anwenden.
Step 7
Ihr könnt nun euren Brief weiter mit dem eigentlichen Anliegen eures Schreibens füllen.
Step 8
Jetzt soll etwas mehr Flächenfarbe ins Spiel kommen. Ihr zieht also mit dem Rechteck-Werkzeug (M) unten ein Rechteck auf, dem ihr das schon definierte Blau PANTONE® 639 U zuweist. Dieses Rechteck schiebt ihr dann im Ebenenfenster ganz nach unten.
Step 9
Wer einen Geschäftsbrief erstellen will, darf natürlich auch alle wichtigen Geschäftsangaben nicht vergessen. Ihr zieht euch also ein zweites Rechteck (M) auf, in das ihr den Text in fünf Spalten eintragen könnt. Ihr merkt schon, dass ihr dafür nun wieder ein neues Absatzformat erstellen müsst, das auf dem Format für den Infoblock basiert. Bei der Zeichenfarbe setzt ihr auf Papier, also weiß, und die fünf Spalten haben einen Innenabstand von 8 mm. Um zur nächsten Zeile springen zu können, nutzt ihr am besten die Tabulator-Taste eurer Tastatur. Somit vermeidet ihr, dass InDesign jedes Mal denkt, dass ihr die Arbeiten an diesem Absatz schon beenden wollt.
Step 10
Das untere Rechteck kopiert ihr, in dem ihr es einfach auf die Schaltfläche Neue Ebene erstellen im Fenster Ebene schiebt. Dann schiebt ihr das kopierte Rechteck mit dem Auswahlwerkzeug (V) und gedrückt gehaltener Umschalt-Taste ganz nach oben. Mit dem Text-Werkzeug (T) schreibt ihr nun noch einmal euren Firmennamen und / oder euren Slogan oben in ein weiteres Rechteck (M). Auch hierfür benötigt ihr natürlich wieder ein neues Absatzformat, um die Schriftgröße und die Schriftfarbe neu definieren zu können.
Step 11
Ich habe mir nun als Logo mal diese Brille, die ihr auch im Downloadpaket findet, in Adobe Illustrator erstellt. In einen neuen Rechteckrahmen (M) (keine Flächenfarbe / keine Konturfarbe) fügt ihr nun über Datei / Platzieren euer Logo ein. Da InDesign nach dem Rahmenkonzept arbeitet, könnt ihr die Größe des Rahmens und die des Inhaltes getrennt voneinander regeln. Am schnellsten geht es, wenn ihr bei aktiviertem Auswahlwerkzeug und ausgewähltem Rahmen die Schaltfläche Inhalt proportional anpassen oben in der Steuerungsleiste verwendet.
Step 12
Zum Abschluss verseht ihr euer Geschäftsbrief Design der Brille noch mit einem Schlagschatten. Dazu klickt ihr ganz einfach oben in der Steuerungsleiste auf das Effekte-Symbol und geht auf Schlagschatten. Im sich neu öffnenden Fenster stellt ihr dann die im Screenshot zu sehenden Werte ein.
Step 13
Zum Abschluss macht ihr noch die Ebene Vorlage unsichtbar, damit diese nicht mit in die druckbare PDF exportiert (Datei / Exportieren) wird und dann seid ihr auch mit dem Geschäftsbrief erstellen fertig. Nun kann euer Geschäftsbrief Design bei SAXOPRINT in den Druck gehen.
Fertig!
Die offenen Daten zu diesem Tutorial, das Logo und die leere Vorlage könnt ihr euch wie gewohnt hier kostenlos herunterladen. In unserem Shop könnt ihr zudem in Sekundenschnelle eurer neues Briefpapier kalkulieren.
