Vor nun knapp 20 Jahren veröffentlichte das Softwareunternehmen Adobe Systems das Portable Document Format, kurz PDF. Das plattformunabhängige Dateiformat wurde seither kontinuierlich verbessert und ist heute ein offener Standard der ISO (International Organization for Standardization) für den Austausch von elektronischen Dokumenten. Es gibt wahrscheinlich niemanden, der bisher ohne Berührung zu einem PDF-Dokument ausgekommen ist. Im Folgenden möchte ich daher das PDF-Format etwas näher beleuchten.
PDF und PostScript im Vergleich
Grundlage für das PDF-Format ist PostScript. Das Grafikmodell von PostScript kann sozusagen als Weiterentwicklung für PDF als Seitenbeschreibungssprache angesehen werden. Beide Formate sind eng miteinander verwandt und auch ihre Entwicklung fand teils parallel statt, jedoch mit unterschiedlichen Schwerpunkten. PDF ist sehr viel strikter strukturiert und anders als Postscript keine vollständige Programmiersprache. Beide sind geräteunabhängig jedoch bietet PDF neben der Druckausgabe von Daten zusätzlich Eigenschaften, welche den Einsatz und Austausch von Dokumenten rund um den Globus erleichtern. Der Leser einer PDF-Datei soll das Dokument immer in exakt der Form betrachten und ausdrucken können, die der Autor zuvor festgelegt hat. Neben den Grundelementen einer PDF (Vektorgrafik, Text und Rasterbild) kann das Dateiformat ausfüllbare Formulare, Pop-up-Kommentare, Video- und Audiomaterial, semantische Tags und weitere Elemente enthalten, die über PostScripts Funktionsumfang hinausgehen. So wundert es nicht, dass wir PostScript mittlerweile als verdrängt bezeichnen können.
Die Normen und Standards des PDF-Formates
Zum PDF-Format sollte man zuerst wissen, dass dieses in verschiedenen Typen und Normen vorliegt. Seit 1997 werden diese Normen auf der Grundlage von PDF in den Gremien der Internationalen Organisation für Normung (ISO) erarbeitet. Hier geht es darum, für die jeweiligen PDF-Versionen Mindestanforderungen sowie Einschränkungen zu definieren.
- PDF/X (ISO-Norm 15930)
- Das PDF/X fasst seit 2001 verschiedene Normen der ISO zusammen, welche die Eigenschaften von Druckvorlagen beschreiben. So soll eine vorlagengetreue Übermittlung der Daten aus der Druckvorstufe zum Druck gewährleistet werden.
- PDF/A (ISO-Norm 19005)
- Das im Jahr 2005 veröffentlichte PDF/A will Dateien erreichen, deren Inhalte statisch sind, sodass sie visuell exakt reproduzierbar sind, heute und in vielen Jahren.
- PDF/E (ISO-Norm 24517)
- PDF/E wurde als spezielles PDF-Format im Jahr 2008 für technische Dokumente aus den Bereichen Ingenieurwesen, Architektur und Geo-Informationssysteme (PDF Engineering) eingeführt.
- PDF/H (kein ISO-Standard)
- Das H im 2008 veröffentlichten PDF/H steht für Healthcare. Es umfasst eine Reihe von Empfehlungen für das Gesundheitswesen, die von der amerikanischen Organisation AIIM zusammengetragen worden sind.
- PDF/UA (ISO-Norm 14289)
- PDF/UA (Universal Accessibility) steht für barrierefreie PDF-Dokumente. Dieser ISO-Standard (veröffentlicht 2012) wendet die WCAG-2.0-Konzepte für barrierefreie Webseiten auf PDFs an.
- PDF/VT (ISO-Norm 16612)
- Der im Jahr 2010 veröffentlichte Standard definiert die Verwendung von PDF als ein für den Variablen Datendruck sowie für den Transaktionsdruck optimiertes Austauschformat.
Anhand dieser Aufreihung kann man feststellen, wie individuell und qualifiziert das PDF-Format für unzählige Einsatzzwecke mittlerweile ist. Die Basis hierfür ist aktuell die ISO 32000 (PDF 1.7). Diese sichert die Integrität und Langlebigkeit der über eine Milliarde PDF-Dateien, die es heute bereits gibt.
Die Eigenschaften einer PDF-Datei
Was ein PDF-Dokument alles leisten kann und welche Optionen dieses Containerformat bereithält, habe ich anhand der folgenden Grafik einmal veranschaulicht.
Zusammenfassend können für das PDF-Format die folgenden Merkmale festgehalten werden:
PDF ist zuverlässig und plattformübergreifend
Wenn Informationen mit Hilfe eines PDFs weitergeben werden, kann man dies überall auf der Welt ganz beruhigt tun. Ganz gleich, ob der Empfänger die selbe Soft- und Hardware verwendet, es kann davon ausgegangen werden, dass dieser jegliche Art von PDF öffnen und betrachten kann. Einige PDF-Optionen lassen sich mit dem Adobe-Reader am besten nutzen. Dabei spielt es keine Rolle, welches Betriebssystem verwendet wird, denn PDF-Dateien lassen sich beispielsweise unter Windows® und Mac OS oder auf mobilen Endgeräten mit Android™ und iOS wie z. B. iPhone und iPad nutzen.
PDF ist sicher und signierbar
Wenn es um den Austausch vertraulicher Informationen geht, ist das PDF-Format hierfür absolut geeignet. Mit Sicherheitsfunktionen wie dem Kennwortschutz (40- oder 128-Bit-Verschlüsselung) wird verhindert, dass unbefugte Personen nicht für sie bestimmte PDF-Dokumente öffnen, kopieren, abändern oder drucken können. Es muss an dieser Stelle aber erwähnt werden, dass diese Rechteeinschränkungen jedoch mithilfe diverser Werkzeuge auch umgangen werden können. Es gibt immer Mittel und Wege, dessen sollte man sich auch bei der Erstellung und Bereitstellung von PDFs bewusst sein.
Seit der Veröffentlichung von Adobe Acrobat XI ist es auch möglich, PDF-Dokumente mit elektronischen Unterschriften zu versehen. Unter Formulare oder Verträge lassen sich so der eigene Name schreiben/zeichnen, die Unterschrift als Bild einfügen oder ein Zertifikat verwenden.
PDF ist originalgetreu, durchsuchbar und barrierefrei
PDF-Dokumente sehen exakt so aus wie die Quelldatei. Alle Informationen des Originals bleiben erhalten, selbst wenn verschiedene Inhaltstypen wie Text, Zeichnungen, Video, Audio, 3D-Karten, farbige Grafiken und Fotos oder logische Funktionen zu einer einzigen PDF-Datei oder einem PDF-Portfolio zusammengefügt werden.
Ein weiterer Vorteil einer PDF-Datei ist, dass diese sich anhand einer Text- oder Metadatensuche nach bestimmten Wörtern oder Formulierungen durchsuchen lässt. Auch gescannter Text, der per OCR-Technologie umgewandelt wurde, ist durchsuchbar.
Nach und nach wurde das PDF-Format für den Einsatz mit assistiver Technologie optimiert, die auch sehbehinderten oder blinden Anwendern die barrierefreie Nutzung von PDF-Dateien ermöglicht. Aktuell wird an der vollständigen Unterstützung von PDFs durch sogenannte Screenreader gearbeitet.
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[…] Die finalen Druckdaten müssen als geschlossenes (unveränderbares) Dateiformat übermittelt werden. Unsere Druckvorstufe nimmt folgende fünf Dateiformate entgegen: PDF, JPG, TIFF, EPS oder PS (PostScript). Wir empfehlen jedoch die Verwendung des PDF Formates. […]